האם אתה מכיר זאת: אתה כותב מסמך חשוב ומשהו עולה בדעתך שתרצה לרשום כמשימה ב- Outlook. ברגע שאתה ב- Outlook, תסתכל מהר על הדואר האלקטרוני - ואתה מחוץ לזרימת העבודה. Wi
אחד הכללים הבסיסיים בניהול זמן הוא: "רשום זאת." עליך לרשום רעיונות ומשימות באופן מיידי, אחרת תשכח אותם או תצטרך להקדיש חלק מהריכוז שלך לשינון אותם. כתיבה על פיסת נייר או במסמך Word שני היא אופציה, אך לאחר מכן עליך להעביר את המשימות לאאוטלוק לאחר מכן, מה שדורש מאמץ נוסף.
הניסיון הראה שקפיצה לאאוטלוק במהירות כדי להיכנס למשימה אינה רעיון טוב. ואז יש סיכון גבוה שתסתכל "מהיר" בתיבת הדואר הנכנס. לעתים קרובות זה לא נשאר עם "אני אסתכל מהר אם העמית מאייר ענה". עובדי משרדים רבים פותחים יותר הודעות דואר אלקטרוני, אולי עונים להם מיד, פותחים אתר מקושר וכו 'כפי שגילתה מיקרוסופט במהלך חקירה, הפרעה כזו יכולה להסתכם במהירות של עד 15 עד 20 דקות. וכאשר הם חוזרים למסמך שעליו עבדו בעבר, לעתים קרובות לוקח עוד 5 עד 15 דקות עד שהם יכולים להרים את החוט שוב. ככל שחברת המחשבה שבה התמודדת זה עתה מורכבת יותר, ייקח יותר זמן עד שתוכל להמשיך לעבוד בצורה פרודוקטיבית.
זה קל יותר בדרך זו: באפשרותך להוסיף לחצן ל- Word, Excel ולתוכניות Office האחרות, בהן תוכל ליצור במהירות משימה ב- Outlook מהתוכנית המתאימה מבלי לעבור לחלון Outlook. במילים אחרות: אתה נשאר בסביבה המוכרת ומפחית את הסיכון להסיח את הדעת.
ב- Word וב- Excel עד גירסה 2003 הוסף את הלחצן צור משימת Microsoft Office Outlook באחד מסרגלי הכלים (ב- PowerPoint וב- Publisher רק מ- Office 2007). ב- Office 2007 אתה משלב כפתור מתאים בסרגל הגישה המהירה. ב- Office 2010 אפשר גם ליצור כרטיסייה או קבוצה משלך בכרטיסייה ולהכניס לשם את הלחצן. Onenote מגיע כפתור למשימות Outlook כברירת מחדל.
כפתור הכנס ב- Word / Excel עד 2003
הוסף סמל לסרגל הכלים של Word ו- Excel בעזרתו תוכל ליצור משימה ב- Outlook מהתוכנית המתאימה.
אתה עושה זאת כדלקמן:
- התקשר לפקודה ב- Word או ב- Excel כלים → התאמה אישית עַל.
- פתח את המרשם פקודות.
- בחר בחלון קטגוריות האפשרות כל ההזמנות הסוף.
- ואז תסתכל בחלון פקודות הכניסה TaskCreate (ב- Word) או צור משימת Microsoft Office Outlook (באקסל).
- גרור ערך זה עם העכבר לאחד מסרגלי הכלים ב- Word או ב- Excel ושחרר אותו במיקום שבו אמור להופיע הסמל.
- סגור את הדו -שיח.
כפתור הכנס ב- Office 2007
ב- Word, Excel, Powerpoint ו- Publisher 2007 תוכל להתקין את הסמל רק בסרגל הגישה המהירה. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על הלחצן בסרגל הגישה המהירה של Word (או התוכנית הרצויה) התאם אישית את סרגל הגישה המהירה והתקשר פקודות נוספות עַל.
- תַחַת בחר פקודות בחר פקודות לא על הסרט (אופיס 2007) או פקודות לא ברצועת הכלים (אופיס 2010).
- גלול מטה ברשימת הפקודות האלפביתיות כדי למצוא את הערך צור משימת Microsoft Office Outlook.
- בחר ערך זה ולחץ על להוסיף לכדי להוסיף את הסמל לסרגל הכלים לגישה מהירה.
- השתמש בלחצני החצים כדי להעביר את הערך למיקום הרצוי.
- אם אינך מעוניין לבצע שינויים נוספים בסרגל הכלים לגישה מהירה, סגור את תיבת הדו -שיח.
- חזור על שלבים 1 עד 6 עבור תוכניות Office אחרות שמהן ברצונך ליצור משימות Outlook.
כפתור הכנס ב- Office 2010
הדרך הקלה ביותר היא להוסיף את הכפתור לסרגל הגישה המהירה כמו ב- Office 2007. לחלופין, ניתן גם לשלב בגירסה הנוכחית של אופיס לשלב כפתור בתוך סרט התפריט. עם זאת, תחילה עליך ליצור כרטיסייה או קבוצה משלך בכרטיסייה קיימת.
צור משימה
ברגע שאתה לוחץ על הסמל ב- Word או ב- Excel צור משימת Microsoft Office Outlook חלון משימות חדש ייפתח ב- Outlook - גם אם Outlook אינו פועל כעת. Outlook מציין את שם המסמך הנערך כעת ב- Word או ב- Excel כנושא; המסמך מקושר גם למשימה. אם למשימה אין שום קשר למסמך שאתה עובד עליו כעת, פשוט מחק את סמל המסמך מחלון המשימות והזן נושא אחר.
אם למסמך שנפתח כרגע עדיין אין שם ב- Word, מופיעה הודעה המציינת כי תחילה עליך לשמור את המסמך לפני שתוכל ליצור ממנו משימה. אשר הודעה זו באמצעות בסדר, שמור את המסמך (או עבור למסמך שנשמר בעבר) ולאחר מכן לחץ שוב על הסמל צור משימת Microsoft Office Outlook.
Excel, לעומת זאת, אינו מבקש ממך לשמור אם תלחץ על הסמל מטבלה ריקה. זה חל גם אם עדיין לא שמרת שינויים בטבלה הנוכחית. גם זו לא בעיה, מכיוון שהנתונים מהטבלה אינם נשמרים יחד עם המשימה, אלא רק קישור לטבלה.
