כיצד תוכל לקבל באופן אוטומטי דוחות מצב על העברת המשימות באמצעות Outlook

כדי שתמיד תדע את הסטטוס קוו הנוכחי לאחר האצלת משימות באמצעות Outlook שלך, תוכל לציין שברצונך לקבל דוח מצב עבור משימות שהועברו. זה גם יכול להיות הגיוני, במיוחד עם משימות נרחבות

כיצד להמיר משימה לבקשת משימה במועד מאוחר יותר

אם אתה כבר יודע בעת הזנת משימה שאתה רוצה להאציל אותה, אל תיצור משימה, אלא בקשת משימה. עם זאת, תמיד יקרה שהזנת משימה במתכנן המשימות שלך ולאחר מכן תרצה להעביר אותה למישהו אחר מאוחר יותר. באאוטלוק זה עובד כך:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המשימה במתזמן המשימות וקרא לפקודה הקצה משימה עַל. או שתוכל לפתוח את המשימה. ב- Outlook עד לגירסה 2003 אתה מתקשר לפקודה פעולה - הקצה משימה עַל; ב- Outlook 2007 ואילך לחץ על הלחצן הקצה משימה[1].
   
2. לאחר מכן הזן את כתובת הדוא"ל של האדם שאליו ברצונך להאציל את המשימה, כתוב הודעה קצרה והתאם את תאריך היעד (כך שעדיין יהיה לך זמן לבדוק את התוצאה).
3. וודא שיש לך את שתי האפשרויות שמור את העותק המעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי ו שלח לי דוח מצב ברגע שהמשימה מבוצעת מופעלים. אחרת המשימה לא תופיע במתכנן המשימות שלך; בנוסף, לא תקבל הודעה אוטומטית לאחר השלמת המשימה.
4. שלח את בקשת המשימה.

עליך לבצע הגדרות אלה בכל מקרה

כדי שתמיד יופיעו משימות שהוקצבו במתכנן המשימות שלך ותקבל הודעה כאשר המשימה מבוצעת, אני ממליץ לך להפעיל שתי הגדרות ב- Outlook שלך. אז לא תמיד צריך לזכור להפעיל את האפשרויות משלב 3 מהסעיף הקודם בעת האצלה:

1. ב- Outlook עד 2007 אתה מתקשר כלים - אפשרויות - אפשרויות משימות ב- Outlook 2010 ואילך, הפקודה קובץ - אפשרויות - משימות.
2. ב- Outlook עד 2007, כבה את שתי האפשרויות שמור את המשימות שהוקצו מעודכנות ברשימת המשימות ו שלח דוח מצב כאשר המשימות שהוקצו מסתיימות א.
   ב- Outlook 2010 ואילך, הפעל את האפשרויות הבאות:
   עדכן את רשימת המטלות שלי עם עותקים של משימות שאני מקצה לאנשים אחרים ו שלח דוח מצב כאשר סיימתי משימה שהוקצתה.
3. סגור את תיבות הדו -שיח.

כך תוכל להציג את מצב ההשלמה במתכנן המשימות שלך

ברשימת הפעילויות (הצג רשימה פשוטה) העמודה חסרה % הושלמוזאת בתצוגה רשימת פרטים מופיע. אם אתה לעתים קרובות מאציל משימות נרחבות למדי והעובדים שלך מתעדים באופן קבוע ב- Outlook איזה אחוז מהמשימה הם כבר השלימו, אז אני ממליץ לך להשתמש ב % הושלמו גם בנוף רשימה פשוטה להכניס. זוהי דרך טובה יותר לשמור על עצמך מעודכן. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:

1. בחר את התצוגה במתזמן המשימות רשימה פשוטה.
2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אחת מכותרות העמודות, למשל על נושא המשימהולהפעיל את הפקודה בחירת שדה עַל.
3. גרור את הכפתור % הושלמו מהדיאלוג עם כפתור העכבר השמאלי לחוץ לשורה עם כותרות העמודות. לדוגמה, גרור את הכפתור מאחורי הכותרת אמור להגיע. חיצים אדומים מציינים היכן הכפתור יוכנס ככותרת עמודה חדשה. ברגע שהכפתור נמצא במיקום הרצוי, שחרר את לחצן העכבר.
4. אם אינך רוצה להוסיף עמודות נוספות, סגור את תיבת הדו -שיח בחירת שדה.