קבוצות אנשי קשר של אאוטלוק - תקשורת אפקטיבית בקבוצה

כיצד ליצור רשימות הפצה

בכל יום, בסביבה מקצועית או פרטית, יש צורך לשלוח מיילים לסוגים שונים של אנשים או קבוצות של אנשים. במקרים רבים התוכן של הודעה אחת חייב להגיע לנמענים שונים. משתמשי Outlook חסרי ניסיון עשויים לעבוד עם "העתק והדבק" למשימה כזו ולשלוח את תוכן ההודעה לאנשי קשר שונים בדרך זו.

שליחת הודעות למספר נמענים עם "העתק והדבק" היא לכל היותר הפתרון השני הטוב ביותר. בנוסף לעובדה שהעתקה והדבקה של טקסטים מועדת לטעויות, יש לקחת בחשבון גם את גורם הזמן. האלטרנטיבה הטובה יותר היא ליצור קבוצת אנשי קשר או רשימות הפצה ב- Outlook. לרשימת הפצת המונחים ולקבוצת אנשי הקשר יש משמעות שווה ערך. עד לגירסת Outlook 2007 נעשה שימוש במונח "רשימת תפוצה". החל מ- Microsoft Outlook 2010, רשימת ההפצה הוחלפה במונח "קבוצת אנשי קשר", המשמש גם בגירסה הנוכחית של Office Outlook 365. באמצעות רשימת תפוצה ב- Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף קבוצת נמענים להודעה בלחיצה אחת. יצירת קבוצת אנשי קשר ורשימות הפצה ב- Outlook אינה קשה וחוסכת זמן רב בתקשורת דואר אלקטרוני מקצועית.

יצירת קבוצת אנשי קשר ב- Outlook - טיפים מעשיים לעיבוד מחדש

כדי ליצור קבוצת אנשי קשר חדשה ב- Microsoft Outlook, עבור תחילה לכרטיסייה "התחל" ולאחר מכן ניתן ליצור רשימת תפוצה חדשה באמצעות הלחצן "פריטים חדשים". בגרסה הנוכחית של Outlook, פריט התפריט "קבוצת קשר" משולב עמוק יותר בשורת התפריטים מאשר בגרסאות ישנות יותר של Outlook. תוכל למצוא את הלחצן תחת: "אלמנטים נוספים> קבוצת אנשי קשר".

לאחר לחיצה על הלחצן "קבוצת אנשי קשר", ייפתח חלון בחירה בו תוכל לבצע את ההגדרות האישיות שלך לרשימת ההפצה החדשה. השתמש במקלדת כדי לבחור את קיצור המקשים Ctrl + Shift + L.

יש לך את האפשרויות והאפשרויות הבאות:

לַחְצָן	ביטוי
שמור סגור	פריט התפריט "שמור וסגור" חיוני בסיום יצירת קבוצת אנשי קשר חדשה. אתה יכול להשתמש בכפתור כדי לשמור את כל המידע על חברים ונמענים חדשים. כתוצאה מכך, קבוצת אנשי הקשר זמינה עבורך בכל עת בעת שליחת מיילים רגילים. חָשׁוּב: לפני שתוכל לשלוח הודעה לרשימת תפוצה ב- Outlook, יש לשמור את קבוצת אנשי הקשר. זה נעשה על ידי הקצאת שם ייחודי ואישור זה על ידי לחיצה על כפתור "שמור וסגור".

מחק את הקבוצה	מוחק את רשימת ההפצה.
קבוצה קדימה	ניתן להעביר רשימת תפוצה שיצרת ב- Microsoft Outlook לאנשים אחרים. אפשר לשלוח את רשימת ההפצה בפורמט אינטרנט כ- vCard בקבצים או לחילופין כאיש קשר של אאוטלוק.

חברים והערות

תוכל לבחור את תצוגת החלון בכרטיסייה "תצוגה". בכפתור "חברים" תוכלו לראות את המידע על כל חברי הקבוצה. תוכל להזין הערות ברשימת ההפצה תחת הערות.

הוסף חברים

ניתן להבין את הכפתור "הוסף חברים" כלב הלב של קבוצת אנשי הקשר ב- Microsoft Outlook. תוכל לקבץ חברים מתוך: אנשי קשר ב- Outlook, פנקס כתובות המשולב בתוכנה או איש קשר חדש בדוא"ל להוסיף לרשימת ההפצה.

הסר חבר	כדי להסיר חבר קבוצה מרשימת ההפצה, בחר את הערך ולחץ על כפתור "הסר חבר". הערך נמחק.
עדכן כעת	לחץ על כפתור "עדכן כעת" כדי לעדכן את התצוגה בחלון. כל הרשומות מעודכנות.
כרטיסייה "לתקשר"	בכרטיסייה "תקשורת", יש לך אפשרות לבחור איש קשר מרשימת ההפצה ולכתוב דוא"ל אישי לאדם זה. כמו כן, ניתן ליצור בקשת פגישה לאיש קשר ספציפי.
כרטיסייה "קטגוריות"	בדומה ללוח השנה של Outlook, יש לך גם אפשרות להקצות את האלמנט לקטגוריה לרשימות הפצה. בנוסף, תוכל להגדיר את המעקב כך שיזכיר את קבוצת אנשי הקשר במועד מאוחר יותר. ניתן גם לסמן את רשימת ההפצה כ"פרטית ".

לסיכום, יש לך אפשרויות ואפשרויות הגדרה שונות להקים קבוצת אנשי קשר בנפרד ולהתאים אותה לצרכים שלך. אם ברצונך להתאים את קבוצת אנשי הקשר שנוצרה בשלב מאוחר יותר, למשל, להוסיף חברים חדשים מפנקס הכתובות, ניתן לעשות זאת בכל עת באמצעות כפתור "התחל> פנקס כתובות".

לאחר בחירת פנקס הכתובות הנכון, תוכל לזהות את רשימת ההפצה לפי הסמל המציג שני ראשים מסוגננים. תוכל לשנות את המפרט של רשימת ההפצה על ידי לחיצה על כפתור "מאפיינים". יש לאשר את כל ההתאמות עם "אישור". לחלופין, תוכל למצוא את כל רשימות ההפצה האישיות בשורת התפריטים בכרטיסייה "אנשי קשר" ב- Microsoft Outlook.

שלח מייל לקבוצת אנשי קשר בארבעה שלבים

לאחר שיצרת קבוצת אנשי קשר חדשה, תוכל להשתמש בקבוצת ההפצה שנוצרה כדי לכתוב למספר נמענים בשלב אחד עם Outlook. בעזרת 4 שלבים פשוטים תוכל לשלוח מייל חדש לקבוצת ההפצה:

1. פתח הודעת דוא"ל חדשה על ידי לחיצה על "התחל> דוא"ל חדש".

   

2. נפתח חלון קלט הדואר האלקטרוני המוכר, בעזרתו תוכל לעצב ולשלוח דואר אלקטרוני חדש.

   

3. במקום להזין את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען באופן ידני, לחץ על הלחצן "אל" וחפש את קבוצת אנשי הקשר שאתה רוצה בפנקס הכתובות. אם שלחת הודעה חדשה פעם אחת לקבוצת הפצה, מספיק להזין את האותיות הראשונות של שם רשימת ההפצה בשדה הקלט של כפתור "אל". לאחר מספר הקשות, קבוצת אנשי הקשר מוצגת כהצעה וניתן לבחור אותה.

   כמו בהודעות דואר אלקטרוני רגילות, בעת שליחת הודעה לקבוצת אנשי קשר, תוכל גם להחליט אם הן:

   • בשדה "אל", הוא נשלח בטקסט רגיל לכל מקבלי קבוצת אנשי הקשר. במקרה זה, כתובות הדוא"ל של כל חברי קבוצת ההפצה גלויות לכולם.
   • יש לשלוח עותק לכל הנמענים מקבוצת אנשי הקשר בשדה "עותק".
   • צריך להיות מועבר באופן בלתי נראה בשדה "עותק מוסתר". אם ההודעה נשלחת לרשימת ההפצה באמצעות "Bcc", לא תועבר כתובת דואר אלקטרוני.
   

4. שלח את ההודעה על ידי לחיצה על כפתור "אישור". הוא יישלח לכל חברי הקבוצה בהתאם למפרט שלך.

שליחת הודעה באמצעות רשימת תפוצה ב- Outlook דומה לשליחת הודעות דואר אלקטרוני למקבלים שונים. על ידי שילוב הנמענים בקבוצת הפצה, הודעה יכולה להגיע לנמענים רבים בשלב אחד. הליך זה יעיל במיוחד כאשר יש לשלוח הודעות לאותה קבוצת אנשים במרווחים רצופים. לדוגמה, כל העובדים במחלקה או כל עובדי השטח ביחידה עסקית יכולים להיות מקובצים יחד בקבוצת אנשי קשר. לאחר מכן ניתן לשלוח הודעות עם אותו תוכן לרשימת ההפצה.

סיכום ומסקנה: עבודה עם רשימות הפצה ב- Outlook היא יעילה ופשוטה

הגיוני ליצור קבוצות אנשי קשר ב- Microsoft Outlook אם קבוצה קבועה של אנשים מקבלת ברציפות הודעות דואר אלקטרוני עם אותו תוכן. בסביבה המקצועית, כדאי לקבוע רשימת תפוצה לכל מחלקה או קבוצת הפצה לכל העובדים בחברה. אותו דבר לגבי מועדונים או במגזר הפרטי. רשימת ההפצה נוצרת ב- Outlook בכרטיסייה "התחל" באמצעות הלחצן "פריטים חדשים".

בגרסאות ישנות יותר של Outlook, שמות הלחצנים ומבנה התפריט שונה. ניתן להוסיף לקבוצת ההפצה גם ידועים ושמורים בפנקס הכתובות וגם כתובות דואר אלקטרוני חדשות.

ניתן להתאים קבוצת קשר קיימת, להעביר לנמענים אחרים או למחוק אותם בכמה לחיצות בלבד. משתמשי Microsoft Outlook המתמקצעים בתקשורת שלהם עם קבוצות אנשי קשר או, בגרסאות ישנות יותר, עם רשימות הפצה חוסכים זמן יקר וממזערים את פוטנציאל השגיאות בעת העתקה והדבקה של הודעות דוא"ל.