בעזרת מדריכים אלה תהפוך למקצוען של Outlook
רכישת אאוטלוק כחלק מחבילת אופיס או כגרסה יחידה היא השלב הראשון על מנת לתקשר באופן מקצועי באמצעות דואר אלקטרוני, ליצור משימות או לנהל פגישות. לדעת כיצד להשתמש ב- Outlook בצורה נכונה ואינטואיטיבית חשוב יותר מההתקנה הראשונית.
האפשרויות של אאוטלוק מגוונות ומאפשרות למשתמשים לתקשר באופן מקצועי. שילוב Microsoft PowerPoint, Excel או Word מביא לערך מוסף ניכר עבור משתמשי Microsoft Office. בנוסף, ישנן פונקציות חשובות המאפשרות למשתמשים לתקשר במהירות, ביעילות וברמת יכולת גבוהה עם Microsoft Outlook. על מנת שתוכל להשתמש ב- Outlook באופן מקצועי, הגיוני להכיר הוראות כתובות ומדריכים דיגיטליים המסבירים את היסודות של Outlook ופונקציות פנימיות.
הדרכת וידאו באאוטלוק: כיצד להפיק את המרב מאאוטלוק
מצא ומיון הודעות, פגישות ופריטים
Microsoft Outlook בעצם מקל על המשתמשים להשתמש בתוכנה. בנוסף למבנה התפריט המסביר את עצמו, המשתמשים ימצאו הוראות המשולבות בתוכנית ופונקציית עזרה ברורה הניתנת לבחירה באמצעות פריט תפריט נפרד. ניתן לבקש זאת בכל עת באמצעות פריט התפריט "עזרה" ברצועת התפריט.
למרות המבנים הידידותיים למשתמש, חלק מהפונקציות מוסתרות, לא ידועות למשתמשים חדשים או שאינן ניתנות לזיהוי כחיוניות במבט ראשון.
עזרה חיונית בנוסף לדף העזרה, קורסי ההדרכה והדרכות היא פונקציית החיפוש המשולבת ב- Outlook, שתמיד תוכל למצוא כשדה קבוע מעל שורת התפריטים:
החיפוש באאוטלוק נוח ומאפשר למשתמשים להגדיר פרמטרי חיפוש בודדים. אפשר למשל לחפש מונחים ספציפיים, לחפש במספר תיקיות, לחפש בתיקיות ארכיון או לסרוק חתימת דואר אלקטרוני אחר מונחי חיפוש במקביל או להציג אפשרויות חיפוש מתקדמות.
בעוד שניתן למצוא את החיפוש המתקדם באופן בולט באזור התפריט העליון בגירסה הנוכחית של Outlook, הוא הוסתר בגרסאות קודמות, למשל. אם לא הכרת את שילוב המקשים CTRL + SHIFT + F, היה קשה לשלוט בחיפוש המתקדם. תוכל להתאים בקלות את החיפוש המיידי ב- Outlook 2010 ואת כל הגרסאות הבאות לדרישותיך האישיות.
טיפ חשוב למשתמשי Outlook 2007 ו- 2010
האם אינך יכול למצוא מיילים חשובים למרות שפונקציית החיפוש מופעלת? במקרה זה יש צורך להפעיל מחדש את האינדקס של Outlook. הדבר נכון במיוחד לגבי גירסאות 2007 ו -2010 של Outlook, מכיוון ששתי התוכניות משתמשות במדד החיפוש של Windows לחיפושים. אם אינדקס חיפוש זה ניזוק, החיפוש כבר לא יפעל כהלכה. לאחר האינדקס מחדש המערכת תמצא את כל הודעות הדוא"ל כרגיל.
משתמשים צריכים גם להיות זהירים ביותר במחיקת פריטים ישירות מתיקיית החיפוש ב- Outlook. מכיוון שתיקיות חיפוש הן אך ורק תיקיות וירטואליות המקושרות לתיקיות הפיזיות, כל מחיקה בתיקיית החיפוש מעוררת מחיקה "אמיתית". בדרך זו, אתה מוחק בכוונה אלמנטים מאאוטלוק.
שימוש בפונקציית המיון של אאוטלוק - טיפים וטריקים
כל משתמש ב- Outlook יודע זאת: אם שכחת להמשיך לקרוא ולמיין הודעות נכנסות ב- Outlook, אתה מאבד במהירות את הדברים. על מנת להתמודד עם האתגר הזה, צריך קודם כל להכיר ולהשתמש באפשרויות המיון ב- Outlook. לדוגמה, באפשרותך להגדיר פקודות מאקרו וכללים בתיבת הדואר הנכנס למיון וארגון של ניוזלטרים נכנסים.
הפונקציה של אחסון הודעות שנשלחו בתיקיית לקוחות מיוחדת במקום באופן כללי בתיקייה "פריטים שנשלחו" מרגשת ושימושית במיוחד בסביבה מקצועית. פונקציית המיון האוטומטית חוסכת זמן ומציגה בבירור את כל ההודעות שנשלחות ללקוח בתיקיה. בפנקס הכתובות יש לך גם אפשרות למיין לפי שם משפחה או קריטריונים אחרים שחשובים לך.
כל מי שמנהל מספר חשבונות דואר אלקטרוני עם Microsoft Outlook מעריך את היכולת למיין את הודעות הדואר האלקטרוני שהתקבלו ב- Outlook בהתאם לחשבון שאליו נשלח הדואר האלקטרוני. פונקציה שימושית זו הוצגה עם Outlook 2003 ועוזרת להציג הודעות נכנסות בצורה ברורה יותר. כמו כן, ניתן להציג את כל ההודעות משולח.
הפונקציה של הצגת הודעות דואר אלקטרוני קשורות ממוינות בעץ דיון היא מעשית ביותר. סידור מסוג זה נותן לך סקירה כללית של כל ההודעות והתוכן שלהן, במיוחד לפרויקטים ארוכים עם מספר רב של מיילים.
לסיכום, פונקציית המיון ב- Outlook משלימה את היתרונות הרבים של התוכנה. על ידי מיון ופונקציות החיפוש הנרחבות וההגיוניות, אתה כמשתמש שומר על סקירה כללית. הדואר שלך, משימות, פריטים ופגישות כמו גם תיבת הדואר הנכנס שלך ממוינים בכל עת.
אופן השימוש ב- Outlook - שלח מיילים בצורה מקצועית
שליחה וקבלה של הודעות דואר אלקטרוני היא חלק משגרת היום עבור רוב משתמשי Outlook. מעניין גם שתוכל להתאים באופן גמיש את התצוגות ב- Outlook. לדוגמה, ניתן להציג רק את ההודעות שלא נקראו כדי לא לפספס הודעות דוא"ל חדשות בכל נקודת זמן. זה עובד עם חשבון דוא"ל אחד או יותר. זה לא משנה אם אתה משתמש במספר סוגי חשבונות שונים ותיבות דואר שונות, כגון IMAP ו- Exchange, ב- Outlook שלך.
באותו שלב, יש לך גם אפשרות לסמן את ההודעות שלך בצבעים שונים להמשך. ניתן לסמן את הסימונים עם דגלים בצבעים שונים בכל עת עם סימן "עשה". באופן זה, תוכל לראות במבט חטוף אילו הודעות עדיין יש לעבד לצורך מעקב.
נהל הודעות דוא"ל שנקראו ובלתי נקראות במיומנות
זה גם מעשי לבצע הגדרות ספציפיות, למשל, להציג רק הודעות משבעת הימים האחרונים או בעיקר מיילים עם קבצים מצורפים. אם אתה גם רוצה לדעת כמה הודעות יש בתיקייה, תוכל להציג זאת עם כמה התאמות בהגדרות Outlook.
ניתן להציב עותקים של הודעות דואר אלקטרוני חשובות שנשלחות בכל תיקיה. לאחר שקראת את הודעות הדואר האלקטרוני החדשות שלך, תוכל לסמן מספר הודעות או תיקיות שלמות ולהציג אותן כנקראות או לא נקראות בשלמותן. אתה יכול באותה מידה לשחזר מיילים בודדים שנקראו למצבם המקורי ולהדגיש אותם כבלתי נקראים. אם אתה רוצה למחוק הודעות שלא נקראו, למשל בתיקיית דואר הזבל, זה עובד עם שילובי מקשים ידידותיים למשתמש.
בעיות סנכרון וחיבור אינטרנט לא מספיק
אם יש בעיות סנכרון בגרסאות ישנות יותר של Outlook, הודעות בודדות עשויות להישמר במטמון בתיקייה Conflicts. הגיוני לצפות בתיקייה זו במרווחי זמן קבועים. האם יש לך קליטה לא מספקת של WiFi או בעיות בחיבור הסלולרי שלך ויכולת לאחזר הודעות דואר אלקטרוני בלבד ב- Outlook בצורה מספקת. במקרה זה, תוכל לחלופין לקרוא ולכתוב את ההודעות שלך במצב לא מקוון. לאחר שעיבדת את כל הודעות האימייל שלך, עבור לאינטרנט ושלח את ההודעות שלך. הגדרה זו יכולה להיות מעניינת גם לנסיעות עסקים מחוץ לאירופה אם הגישה לאינטרנט היא עתירת עלויות.
טיפ מעשי:
אם אתה רוצה להגדיל את הודעות הדואר האלקטרוני שלך לקריאה, תוכל לעשות זאת באמצעות קיצור מקשים. לחלופין, תמצא מחוון בפינה השמאלית התחתונה של חלון הראשי של Outlook שבו תוכל להשתמש כדי להתאים את גורם הזום בעזרת העכבר.
פונקציות כלליות של Outlook ואפשרויות אופטימיזציה חיוניות
פונקציה חיונית ב- Outlook למציאת דוא"ל, פגישות או משימות בקלות היא פונקציית החיפוש המשולבת המוזכרת בחלק הנ"ל. בגרסה הנוכחית של Outlook תוכל להשתמש בשדה החיפוש שמעל לשורת התפריטים לחיפוש טקסט מלא. קיצורי מקשים ומגבלות חיפוש הופכים את החיפוש לנוח עוד יותר. יצירת תיקיות מועדפות היא גם רלוונטית ויעילה למעשה. תיקיות מועדפות מבטיחות שניתן למצוא תיקיות בהן נעשה שימוש קבוע בכל עת. גרור תיקיות מועדפות בצעד אחד עם העכבר לאזור שמעל מבנה התיקיות הכללי. כתוצאה מכך, בדרך כלל תראה את התיקיות המועדפות עליך באזור העליון של התצוגה.
בנוסף לתיקיות האהובות ולסידור מקצועי של הודעות דואר אלקטרוני, הגיוני לאחסן את ההודעות המתקבלות באופן רציף. פונקציית הארכיון האוטומטי המשולב בתוכנה מגבה באופן אוטומטי את הנתונים שלך במרווחי זמן קבועים. הוא מעביר את ההודעות מאאוטלוק לקובץ ארכיון חיצוני.
באופן זה אתה, המשתמש, יכול להיות בטוח שלא ניתן לאבד הודעות חשובות עקב וירוסים או טעויות משתמש בכל עת. ניתן להפסיק ולכבות את הארכיון האוטומטי עבור תיקיות או מודולים בודדים ללא בעיות. אם אתה רוצה לחפש במיוחד בקבצי ארכיון, עליך לפתוח קבצי ארכיון אלה ב- Outlook. תוכל לעשות זאת על ידי לחיצה ראשונה על קובץ. לאחר מכן בחר פתח והערך קבצי נתונים של Outlook. בשלב הבא תוכל להשתמש בחיפוש המתקדם.
סגור את כל החלונות בצעד אחד
האם אתה יודע זאת? פתחת חלונות שונים ב- Windows וב- Outlook וצריך לסגור אותם בזה אחר זה. זה קל יותר ב- Outlook באמצעות הפקודה "סגור את כל החלונות". ב- Outlook 365 האחרון תמצא את הפשט בתפריט: "תצוגה> חלון> סגור את כל האלמנטים."
התאם אישית משימות, הערות ולוח שנה
במיוחד בזמנים בהם יש לבצע מספר פגישות ומשימות במקביל, חשוב לשמור על סקירה כללית. Outlook מבטיח זאת באמצעות הגדרות שונות בלוח השנה וברשימות המשימות. לדוגמה, תוכל להציג את כל המשימות החשובות המסודרות בבירור בהתאם לתאריך היעד.
בסביבה מקצועית, חיוני לקבל מענה לבקשות פגישה בהתראה קצרה. Outlook מציג בבירור את בקשות הפגישה ומציע למשתמשים ערך מוסף נוסף: מתוך Outlook 2010 אתה יכול לראות בבירור אילו אנשים מוזמנים קיבלו ואילו עדיין לא אישרו את המינוי. פונקציה זו מקלה על מעקב אחר ברירת המחדל של עמיתים או שותפים עסקיים ויישום מינויים משותפים.
גם פונקציית ההערות ב- Outlook שימושית ומעשית. במקום נייר אחרי זה ש:
- עשה משרד ושולחן מבולגן,
- התעלם מכללי הגנת הנתונים ו
- ממי אפשר להתעלם מתוכן,
יש לך את האפשרות להשתמש בפונקציית ההערה בעת שימוש ב- Outlook. הערות מוצגות על המסך באופן דומה לנייר שלאחר שלהן וניתן להציג אותן בצבעים שונים במידת הצורך ולהבחנה טובה יותר.
פונקציית ההערה יכולה לסייע למשתמשים לשמור שמילות מפתח או משימות חשובות הרחק מהיומן או מרשימת המשימות ב- Outlook.
רוקן את התיקיה "פריטים שנמחקו"
אם אתה מקבל הרבה הודעות ודואר זבל, התיקייה "פריטים שנמחקו" המשולבת ב- Outlook מתמלאת במהירות. אפשר למחוק את התיקייה ללא כל מאמץ. לחיצה בלחצן העכבר הימני מספיקה בכדי להתחיל את תהליך המחיקה באמצעות הפקודה "ריקה תיקיה". חשוב שהתיקיה תכיל רק אובייקטים אותם יש למחוק. מסיבה זו, הגיוני לעבור על התיקיה לפני תהליך המחיקה הסופי ולבדוק אם יש הודעות דוא"ל שנמחקו באופן שגוי.
תוכל גם להגדיר ל- Outlook למחוק אוטומטית את כל הודעות האימייל שנמחקו בעת יציאה מהתוכנה.
עיצוב פקודות מאקרו והצג אותן ב- Outlook
ב- Microsoft Outlook וגם ביישומי תוכנה אחרים תמיד יש רצפי עבודה שווים. במקרה זה, Outlook מציעה את האפשרות להגדיר פקודות מאקרו על מנת שתוכל לעבוד בצורה יעילה יותר. פקודות מאקרו הן מערכת פקודות המבוצעות אוטומטית. בנוסף למאקרו המאקרו, תוכל גם להכניס אותם לאאוטלוק לסרט. כך יש לך פקודות מאקרו אישיות בהישג יד בלחיצה אחת. תוכל גם לחתום דיגיטלית על פקודות המאקרו שלך.
עיצוב הודעות כפי שהיית עושה ב- Microsoft Word
משתמשי Outlook 365 אוהבים להשתמש באפשרויות העיצוב המופיעות בפריט התפריט "עיצוב טקסט" ברגע שנכתבת הודעת דואר אלקטרוני חדשה. משתמשים יכולים להחליט אם הם רוצים לשלוח הודעה כהודעת HTML או הודעת טקסט ובאיזה גופן או גודל גופן יש להכין את הדואר.
בגרסאות ישנות יותר של Outlook, כגון Outlook 2007 ו- 2010, לתוכנה היה עורך דואר משלה. זה נבנה בצורה דומה ל- Microsoft Word. בעזרת העורך משתמשים יכולים לגשת לפונקציות עיצוב שונות מבלי שיהיה צורך להשתמש ב- Word. ניתן להוסיף פונקציית הערה גם עם הגדרות עוקבות.
מצא תבניות בקלות
במהלך פיתוח נוסף של Outlook, מיקום האחסון של התבניות לדואר אלקטרוני או תבניות מ- Word ו- Excel השתנה. ברוב המקרים תוכל למצוא את התבניות האישיות שלך בנתיב החיפוש הבא:
C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.
מקור נוסף בו מאוחסנות הגדרות Outlook הוא הרישום. מידע נוסף על איך למצוא את הרישום ואילו נתונים נשמרים ניתן למצוא בקישור הבא.
הצג טקסט מקור
פונקציה מעניינת עבור מתכנתים מנוסים היא הצגת טקסט המקור של הודעות. בגרסאות קודמות של Outlook, לחיצה ימנית על ההודעה הספיקה להצגת טקסט המקור. הפונקציה מוסתרת בגרסה הנוכחית של Outlook 365 - אך ניתן למצוא אותה בכמה לחיצות בלבד:
-
לחץ פעמיים על הודעה שאתה רוצה להציג את המקור שלה.
-
בחלק העליון של שדה החיפוש הקלד "טקסט מקור".
-
האפשרות "פעולות מעבר נוספות".
-
לחץ על הקישור ובחלון הבא בחר: "פעולות אחרות"> "קוד מקור".
-
תוכל להציג את טקסט המקור של ההודעה ולהעתיק או לשנות אותו במידת הצורך.
סיכום ומסקנה
השימוש ב- Microsoft Outlook אינו קשה. יישום התוכנה הוקם ופותח בהמשך באופן שניתן יהיה להשתמש בו בקלות לכל יישומי התקשורת היומיומיים. ניתן לשלוט ברוב הפונקציות באופן אינטואיטיבי ולסדר אותן בתפריטים ידידותיים למשתמש. Outlook גם מרשים עם:
- גם פונקציית חיפוש מתוחכמת
- האפשרות לאגד פונקציות עם תוכניות אחרות במשפחת Office כגון Excel או PowerPoint.
אנשי קשר, הערות, הגדרות אישיות, פגישות ופונקציות רבות אחרות משלימות את הפונקציונליות של Outlook. משתמשים פועלים בצורה יעילה כאשר הם מנסים פונקציות חדשות, מתייעצים בהוראות ובמדריכים ומשתמשים בטיפים על מנת להיות מסוגלים להשתמש ברציפות בצורה טובה ויעילה יותר ב- Outlook.
