4 דרכים להגן על מסמכי Word

כיצד להגדיר מסמך לקריאה בלבד

פעם אחר פעם, הרבה מחברים שונים בצוות פרויקטים עובדים יחד על מסמך Word. ישנן אפשרויות שונות להגנה על מסמכי וורד, כך שרק שינויים ועריכות אלה מבוצעים בהסכמה משותפת. תוכל גם למנוע אובדן של קבצי Word עקב שגיאות הפעלה או בעיות חומרה על ידי ביצוע צעדים ספציפיים לגיבוי.

שמירה והגנה על מסמכי Word: מדוע זה כל כך חשוב

העבודה עם תוכנית עיבוד התמלילים של מיקרוסופט וורד הפכה לחלק בלתי נפרד מחיי היום יום המקצועיים והפרטיים. וורד היא אחת מחבילות התוכניות שמקורן במשימות משרדיות נפוצות ופורסמה לראשונה בשם Microsoft Office.

מיקרוסופט מעדכנת באופן קבוע את גרסאות תוכניות Office עם פונקציות חדשות שימושיות. עם ידע הרקע הנכון בטיפול ב- Word, ניתן לייחד את Word מחד ולהרחיב עם תוספות Word מצד שני. יש לך גם אפשרות לקבוע באופן ספציפי את התאימות של גרסאות Word ולהגן על קבצי הטקסט שלך.

יש להגן על מסמכי Word, במיוחד בנושאים חשובים. לא רק ההפסד הבלתי צפוי עקב שכחת השמירה, אלא גם העיבוד על ידי צד שלישי בלתי מורשה גורם לאי נוחות בלתי נמנעת. בנוסף, ניתן להימנע גם מנזק או אובדן של מסמכי Word עקב בעיות חומרה בזהירות ובראיית הנאות.

חיסכון קל: לעולם אל תאבד שוב קבצי Word עם 4 טריקים

באזור המשימות של Word יש - בהתאם לגירסה - אפשרויות שונות אך יעילות לא פחות לגיבוי מסמכי Word.

בנוסף לתהליך השמירה הקלאסי עם שילוב המקשים "CTRL + S" או תחת הכרטיסיות "קובץ" ו"שמור בשם ", Word מציעה אפשרויות אלגנטיות אחרות להגנה על מסמך.

1. שמור את כל המסמכים בנוחות בלחיצת עכבר אחת

בהתאם לגרסת Word בשימוש, ניתן לשמור את כל המסמכים שנפתחו בנקודת זמן נתונה בבת אחת. אתה כבר לא מסתכן בשכחת קובץ טקסט ומאבד את העריכות שלך.

בעוד ש- Word 2003 וגירסאות ישנות יותר מבצעות פקודה כזו באמצעות קיצור מקשים, שמירת כל המסמכים בגרסאות חדשות יותר דורשת הוספת הגדרת הלחצן.

2. גבה אוטומטית באמצעות עותק גיבוי מקומי

יש גם אפשרות לעבוד עם עותקי גיבוי. שוב, זה תלוי בגרסת Word שבה נעשה שימוש. עם זאת, תמיד יש אפשרות להגדיר את "הגיבוי האוטומטי". זה עובד עם עותק גיבוי של המסמך או עם שחזור אוטומטי.

בגרסה הראשונה, עותק של קובץ ה- Word שנשמר פעם אחת עם הסיומת WBK נוצר במחשב ברגע שהמסמך המקורי מעובד. אם המסמך המקורי ניזוק או אבד במהלך העיבוד, ניתן להשתמש בעותק.

התקנת תכונה זו ברקע דורשת פחות לחיצות עכבר ושונה מעט בין Word 2007 או גרסאות חדשות יותר וישנות יותר. לאחר כמה לחיצות, וורד תיצור עותקי גיבוי אוטומטיים קבועים ותגן עליך מפני אובדן נתונים.

3. Word תדאג לגיבוי הקבצים עם שחזור אוטומטי

שחזור אוטומטי הוא גם פונקציית Word המסייעת בהגנה על קבצי הטקסט שלך. בעוד שקבצי גיבוי מתאימים לשנת 2007 ואילך מוגדרים באופן ידני באמצעות פונקציית השחזור האוטומטי תחת "תוספות" או "אפשרויות Word", גרסאות חדשות יותר מכילות כפתור ספציפי בכפתור.

לאחר הפעלת הפונקציה פעם אחת, קובצי גיבוי נוצרים עבור כל מסמך Word שנוצר להלן ללא פעולה נוספת. משתמשי גרסאות חדשות יותר של Word ימצאו את הפקד "שמירה אוטומטית" ישירות תחת "התחל" באזור השמאלי העליון של שורת המשימות. ההגנה האוטומטית מופעלת על ידי הזזת הבקר ימינה. עם זאת, בכמה שלבים אתה עדיין יכול להתאים אישית את מרווח הזמן שבו מועלה עותק:

1. בחר "קובץ" ולחץ על "אפשרויות".

   

2. לחץ על "שמור" בצד שמאל של החלון.

   

3. והגדר את הזמן הרצוי תחת "שחזור אוטומטי של מידע כל XY דקות".

   

4. בדוק אם סימנת את שתי הקרציות בצד שמאל מול שורת הטקסט ואשר את כניסתך על ידי לחיצה על "אישור".

בכל דרך שתבחר - Word תומך בך באופן אמין בהגנה על כל המסמכים.

4. הימנע מאובדן נתונים: מצא שוב טקסטים של Word שלא נשמרו

זה יכול גם לקרות שאתה סוגר בטעות מסמך Word לאחר שערכת אותו במשך זמן רב מבלי לשמור אותו בינתיים. לא שמרת במפורש את כל השינויים שבוצעו באמצעות הפונקציה "שמור בשם". זה בעייתי במידה רבה, מכיוון ש- Word 2010 וגירסאות מאוחרות יותר מאחסנות מסמכים כאלה שנחשבו לאיבוד ברקע במשך מספר ימים.

תוכלו למצוא את מסמך Word תחת "קובץ", "נהל גרסאות" ו"שחזר מסמכים שלא נשמרו ". כאן תמצא מידע כיצד לשחזר מסמכים שלא נשמרו. הטקסטים שנוצרים בדרך כלל אינם במצבם הסופי, אך בדרך כלל נחסכים ממך שלבי עבודה רבים של ההפקה החדשה השלמה. דברים בסיסיים כמו עיצוב נשמרים בדרך כלל.

הגנת כתיבה למסמכים ולקטעים: הגדר סיסמאות ב- Word

במיוחד כאשר עובדים בצוותי פרויקטים, עולים מסמכים מורכבים ולעתים מרובי חלקים. ניתן להגדיר סיסמאות כדי להגן על מסמכי Word אלה מפני גישה בלתי מורשית ושינויים לא מורשים. רק מי שיש לו את הסיסמה הנכונה והנוכחית זכאי לערוך את מסמך הטקסט. כיצד לשמור מסמך במצב לקריאה בלבד מוסבר להלן עבור כל הגירסאות מ- Word 2010 ואילך.

1. עבור אל "מידע" תחת "קובץ".

   

2. לחץ על "הגן על מסמך" ובחר "הצפן באמצעות סיסמה" מהתפריט הנפתח.

   

3. הזן את הסיסמה הרצויה בשדה המסופק ואשר את כניסתך.

   

טיפ חשוב הוא לרשום את הסיסמה במקום בטוח. כי אם אין לך את הסיסמה, אסור לך גם לערוך את המסמך המקורי. ואז נפתחת רק הגירסה המוגנת בכתיבה.

ניתן גם להגן על אזורי מסמכים בודדים. אם תשנה רק קטעים מסוימים בקבוצת עבודה, אך אחרים כבר בגרסתם הסופית, זה יכול להיות שימושי מאוד.

עֵצָה: אגב, תוכל להסיר את הגנת המסמכים על ידי חזרה על השלבים שלמעלה והשארת שדה הסיסמה ריק בלבד. במקום להצפין את המסמך, אתה מפענח אותו - אך התהליך נשאר אותו דבר. לאחר מכן ניתן לפתוח אותו שוב ללא אישור גישה מיוחד.

הגנה על מסמכי Word: הגבל את העריכה והגישה ב- Microsoft Word

תחת "קובץ" ו"מידע "תוכלו למצוא גם דרכים אחרות להגן על המסמך. לדוגמה, יש לך אפשרות להגביל את העריכה או הגישה.

אם אתה מגביל את העריכה, ניתן לקבוע מבחר שינויים מותרים ואסורים:

• האם ניתן לכתוב, לענות או לטפל בהערות?
• האם ניתן להשתמש בסגנונות מסוימים ובאחרים לא?
• איזה עיצוב צריך לתת כותרות, מה צריך ללכת עם טקסט רציף?

אתה מחליט אילו אלמנטים והיבטים במסמך הטקסט שלך ניתן לשנות באופן זה.

עם זאת, אם זכויות הגישה נשלפות מעובדי צוות הפרויקט, למעט כמה בודדות, זכויות הגישה יכולות להיות גם אינדיבידואליות. כל שעליך לעשות הוא להזין את השתייכות הארגון או את שמות האנשים המורשים הרלוונטיים באזור "הגנה על מסמך". שאר העמיתים לא נכללים בעריכה של מסמך Word מנקודה זו ואילך. הדבר שימושי במיוחד להיבטים הרלוונטיים להגנה על נתונים.

מסקנה: הגנה על מסמכי Word - קלה מאוד הודות לטריקים המתאימים

ניתן להגן על מסמכי Word ברמות שונות - לפני, במהלך והרבה מעבר להשלמה. ישנן אפשרויות לשחזר מסמכים הנחשבים לאיבוד וליצור עותקי גיבוי באופן אוטומטי.

בנוסף, ניתן ליצור מסמכים לקריאה בלבד ולהגדיר היבטים כגון סוג העיבוד המותר או הרשאת גישה. בעזרת הטריקים המתאימים כבר לא תאבדו מסמכי Word - בהקשר פרטי או מקצועי.

שאלות נפוצות

אילו אפשרויות יש להגן על מסמכי Word?

מצד אחד, יש לך אפשרות לשמור את כל המסמכים בלחיצת העכבר, ליצור עותקי גיבוי אוטומטיים ולשחזר אוטומטית גירסאות קודמות וקובצי Word שנחשבו אבודים. מצד שני, ניתן ליצור מסמכים לקריאה בלבד מלכתחילה ולהגביל גם את העריכה והגישה.

כיצד ניתן להגן על מסמכים באמצעות סיסמה?

כדי להקצות סיסמה למסמך, בצע את הפעולות הבאות:

1. בכפתור ההתחלה, לחץ על "קובץ" ולאחר מכן על "מידע".
2. עבור אל "הגן על מסמך" ובחר "הצפן באמצעות סיסמה" מהתפריט הנפתח.
3. הזן את הסיסמה ואשר אותה.