תוכן העניינים
באמצעות מערכת שיחות ועידה טלפונית או וידיאו, ניתן לקיים פגישות גם עם אנשים שנמצאים בערים אחרות או אפילו במדינות אחרות. זה חוסך עלויות נסיעה וזמן. עם זאת, ישנם כמה אתגרים טכניים וגם תקשורתיים
ועידות טלפון ווידיאו מתאימות באופן טבעי לפגישות בהן המשתתפים אינם נאספים במקום אחד. יש לך יתרונות נוספים:
- ניתן לכנס אותך בהתראה קצרה.
- ניתן להוסיף אנשים מאוחר יותר או לחלק מהפגישה.
עליך לזכור זאת עבור ועידות טלפוניות ווידיאו
- מבחן טכניקה (מנהיג): כמנהיג, אתה מפעיל את המערכת מראש ובודק אם החיבור קיים לפני שהמשתתפים האחרים מצטרפים. אחרת אתה מסתכן בהתחלה משובשת כיוון שייתכן שיהיה צורך בבדיקת קול תחילה או שיש לשנות את ההגדרות.
- מבחן טכניקה (משתתפים): בקשו מכל המשתתפים לבצע בדיקת מערכת מראש. בדרך כלל יש למערכות הווידאו קישור לכך שאתה שולח למשתתפים. אחרת תבלה את הדקות הראשונות בפתרון הבעיות הטכניות של המשתתפים.
- מבוא: במידת הצורך, הכירו את הטכנולוגיה בקצרה: כיצד אוכל לדבר? איך אני מעלה / מוריד? כיצד אוכל להשתיק את המיקרופון / הטלפון? אילו אפשרויות נוספות יש לי, למשל B. להעלות קבצים או לשתף מסך משלך?
- סלק הפרעות: וודא (והמשתתפים) כי אין רעשי רקע. כלומר: סגור חלונות, כבה את מיזוג האוויר או המדפסת, הימנע מהדהד של חדרים, כבה את הסמארטפון שלך.
- הפסקות דיבור: ציין בפני המשתתפים כי הגיוני לתת לאחרים את ההזדמנות להגיב זמן רב יותר מאשר בפגישות פנים אל פנים. אם מישהו מתחיל לדבר מהר מדי (כדי להיות מסוגל לדבר), יכול לקרות שהמילים הראשונות אינן מגיעות (למשל מכיוון שהאדם לוחץ על כפתור הדיבור מאוחר מדי).
- גישה ישירה: אם אתה רוצה לפנות לאדם ספציפי, פנה אליו בשמו. בדרך זו, האדם יודע שהתכוונו לכך ואין צורך לחזור על השאלה מכיוון שהאדם הבין שאתה מדבר איתו מאוחר מדי.
כיצד לשלוט בשיחות ועידה
- שם שם: המשתתפים אינם רואים זה את זה. אם המשתתפים לא מכירים זה את זה, עליהם למסור את שמם בתרומות הראשונות. אחרת האחרים לא יידעו מי מדבר.
- ביטול מחוות / הבעות פנים: הצדדים האחרים אינם יכולים לראות אחד את השני בשיחת ועידה. כך שגם אתה לא רואה את הבעות הפנים והמחוות של האחרים. לכן חשוב להיות ברורים לגבי כל מה שאתה רוצה להביע.
טיפים למאפיינים המיוחדים של ועידות וידאו
- אוזניות במקום רמקול: במקרה של ועידות וידיאו במחשב האישי, הודע למשתתפים שעליהם לכבות את הרמקול של המחשב האישי ולהשתמש באוזנייה. אחרת יהיו אפקטים של הד כאשר המשתתף מדבר וקולו משוחזר באמצעות הרמקול ונקלט על ידי המיקרופון.
- מינון הדיבור: במערכות מסוימות, רק אדם אחד יכול לדבר בכל פעם; המנחה צריך לתת לו את הדברים (קרא: שחרר את המיקרופון). זה נפלא מכיוון שזה הופך במהירות לכאוטי כאשר מספר משתתפים מדברים זה בזה. בנוסף, לפעמים יש גם עיכובים בזמן, מה שמוביל לתמוה, כיוון שתקשורת מתעכבת. אם הטכניקה מאפשרת לך לדבר בו זמנית: בדוק אם המשתתפים מספיק ממושמעים. אם אינך, עבור לדוברות מתונות.
