סנן אנשי קשר בספר הכתובות: הגדר מועדפים

האם גם אתה יודע: יש לך מספר רב של אנשי קשר בפנקס הכתובות, אך השתמש במספר קטן בלבד מהערכים הללו באופן קבוע? לדוגמה, 20 הלקוחות החשובים ביותר או העובדים בפרויקט חוצה חברות. כך שתקבל את זה

בניגוד לתיבת הדואר הנכנס, אין סעיף מועדפים בפנקס הכתובות, אך ניתן להגדיר תצוגת מועדפים ואת אנשי הקשר לקטגוריה מועדפים להקצות. תצוגת המועדפים מסננת את אנשי הקשר שלך ומציגה רק את המועדפים.

עם זאת, שים לב שזה לא עובד עבור אנשי קשר הנמצאים בתיקיות משנה בפנקס הכתובות.

הגדר את הקטגוריה "מועדפים"

ב- Outlook עד גירסה 2003 הקטגוריה היא מועדפים כבר מוגדרים מראש, החל מאאוטלוק 2007 עליך להגדיר אותם באופן ידני:

1. פתח את פנקס הכתובות ולחץ על הכרטיסייה התחל עַל לְסַוֵג ואז הלאה כל הקטגוריות.
2. לחץ על חָדָשׁ.
3. הזן כתווית מועדפים א.
4. בחר אחד מתאים צֶבַע הסוף.
5. אם ברצונך להקצות את הקטגוריה באמצעות קיצור מקשים, בחר בשדה קיצור מקשים חד פעמי. עם זאת, קיימים רק שילובים של מקשי פונקציות ומקש Ctrl.
6. סגור את הדו -שיח עם בסדר.
7. הסר את הסימון מול הקטגוריה החדשה (אלא אם ברצונך להקצות את הקטגוריה לאיש הקשר הנוכחי) ולחץ על בסדר.

הגדר כתובות כמועדפות

הקצה את הקטגוריה לאנשי הקשר החשובים מועדפים ל:

• באיש הקשר הפתוח לחץ בפינה הימנית התחתונה ב- Outlook עד 2003 קטגוריות ולבחור מועדפים הסוף. ב- Outlook 2007 ואילך לחץ על בתיבת הדו -שיח לְסַוֵג (בקבוצה קטגוריות) ובחר מועדפים הסוף.
• לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על איש הקשר באחת מתצוגות הרשימה והתקשר קטגוריות (Outlook עד 2003) או לְסַוֵג למעלה ולבחור מועדפים הסוף.

הגדר את תצוגת המועדפים

כעת צור תצוגה שבה ניתן לראות רק את המועדפים:

1. ב- Outlook עד גירסה 2007 אתה קורא לפקודה תצוגה ⇒ (סידור לפי) ⇒ תצוגה נוכחית ⇒ הגדרת תצוגות ⇒ חדש עַל. ב- Outlook 2010, לחץ על הכרטיסייה דעה עַל שנה תצוגה ⇒ נהל תצוגות ⇒ חדש.
2. הזן כתווית מועדפים א, בחר את סוג התצוגה טבל ולחץ בסדר.
3. לחץ על לְסַנֵן.
4. פתח את המרשם אפשרויות נוספות.
5. לחץ על קטגוריות.
6. שימו לפניו קרציה מועדפים וסגור את תיבת הדו -שיח בחירה.
7. לחץ פעמיים בסדר.
8. החלף את האפשרות הצג רק את התצוגות שנוצרו עבור תיקיה זו וסגור את הדו -שיח.

הצג מועדפים בלבד

ברגע שאתה רק רוצה לראות את אנשי הקשר שהוכרזו כמועדפים, שנה את התצוגה בספר הכתובות מועדפים א.

• ב- Outlook עד גירסה 2007, בחר תצוגה זו בצד שמאל למטה תצוגה נוכחית או דרך תיבת הרשימה תצוגה נוכחית בסרגל הכלים המורחב.
• ב- Outlook 2010, פתח את הכרטיסייה דעה, לחץ על שינוי תצוגה ולאחר מכן בחר מועדפים הסוף.