העבר לארכיון את השנה הקלנדרית משנה לשנה

כיצד לאחסן את לוח השנה שלך ב- Outlook בסוף השנה הקלנדרית.

האם לא יהיה זה מעשי לאחסן את רשומות לוח השנה מאותה שנה בסוף השנה ולאחר מכן למחוק אותן מיומן Outlook? זו למעשה המשימה של הפונקציה הארכיון האוטומטי של Outlook - אולם היא אינה מסוגלת לאחסן את כל ערכי היומן מה -1 בינואר עד ה -31 בדצמבר בשנה. אתה צריך לעשות את זה אחרת.

AutoArchiving של Outlook יכול רק לאחסן ולהסיר פריטים מהתיקיה האישית שנוצרו לפני תאריך מסוים. אינך יכול לציין את תאריך ההתחלה. אם ביצעת את AutoArchiving בדיוק בתחילת השנה האחרונה 2012 והתאריכים משנת 2011 אינם עוד בלוח השנה, אז כמובן תקבל ארכיון שנתי עם AutoArchiving.

אם לא עשית זאת, תוכל גם להשתמש בפונקציית הייצוא ליצירת ארכיון שנתי בצורת קובץ PST.

פגישות בארכיון

בצע את הפעולות הבאות כדי לארכיון רשומות היומן שלך:

1. קראו לפקודה "קובץ, ייבוא / ייצוא"על.
2. בחר "ייצא לקובץ"ולחץ על"נוסף“.
3. בחר את סוג הקובץ "קובץ תיקיה אישית (.pst)"ולחץ על"נוסף“.
4. שים סימן מול לוח השנה שלך; אם הגדרת לוחות שנה אחרים וברצונך גם לאחסן אותם בארכיון, הפעל את האפשרות "כלול תיקיות משנה"א.
5. לחץ על "לְסַנֵן“.
6. על "מורחב" לחץ על "שדה". בחר "כל שדות המינויים"ואז השדה"תחילת הסדרה" הסוף.
7. בחר תחת "מַצָב" הכניסה "על או אחריו" הסוף.
8. היכנסו תחת "ערך"הזן את התאריך הרצוי, למשל"01.01.2012“.
9. לחץ על "הוסף לרשימה“.
   
10. חזור על שלבים 6 עד 9 עבור האפשרות "סוף סדרות"בתנאי"בזמן או לפני". הזן כתאריך הסיום בדוגמה שלנו "31.12.2012"ב.
11. סגור את לְסַנֵן-דיאלוג עם "בסדר“.
12. בדיאלוג "ייצא תיקיות אישיות"על"נוסף“.
13. ציין באיזו תיקיה ובאילו שם יש לשמור את קובץ הארכיון. הדרך הקלה ביותר היא לקבל את התיקייה המוצעת שבה Outlook בדרך כלל שומר קבצי ארכיון. לדוגמה, הזן את "Calendar_archive_2012.pst" כשם הקובץ.
14. לחץ על "לְהַשְׁלִים“.
15. אם ברצונך להצפין את קובץ הארכיון באמצעות סיסמה כדי להגן עליו, הזן זאת פעמיים. אל תשמור את הסיסמה ברשימת הסיסמאות (אחרת תוכל לחסוך לעצמך את ההצפנה).
16. לבסוף לחצו על "בסדר“.

מחק פגישות ישנות

אם ברצונך להסיר את הפגישות מהשנה הקודמת מיומן Outlook שלך, המשך כמתואר להלן. אם בתחילת השנה החדשה אתה עדיין צריך לחפש את לוח השנה מהשנה הקודמת, אל תמחק את הפגישות הישנות עד פברואר או מרץ.

1. פתח את לוח השנה וקרא לפקודה "תצוגה, תצוגה נוכחית, הגדר תצוגות"(או ב- Outlook 2003"תצוגה, סידור לפי, תצוגה נוכחית, הגדרת תצוגות") על.
2. לחץ על "חָדָשׁ"והזן שם.
3. תחת "סוג צפייה" בחר "טבל" הסוף; לאחר מכן לחץ על "בסדר“.
4. לחץ על "לְסַנֵן“.
5. כפי שתואר לעיל בשלבים 6 עד 11, הגדר את 01/01/2012 כ- "תחילת הסדרה"ו -31 בדצמבר 2012 כמו"סוף סדרות“.
6. לחץ על "החלת תצוגה“.
7. כעת יש לך את כל רשומות התורים שנשמרו בעבר בטבלה. סמן אותם באמצעות CTRL + A ולחץ על DELETE כדי למחוק אותם.

טען מחדש פגישות בארכיון

לאחר מחיקת הפגישות הישנות, אינך יכול עוד לראות אותן ביומן שלך. אם ברצונך לחפש את קובץ הארכיון או להעתיק פגישות ללוח השנה החדש, פתח את הקובץ שהועבר לארכיון כדלקמן:

1. ב- Outlook, קראו לפקודה "קובץ, פתח, קובץ נתונים של Outlook"על.
2. בחר את הקובץ הרצוי ולחץ על "בסדר“.