אתה לא בהכרח צריך תוכנת סנכרון אם אתה רוצה לשמור את הודעות הדואר האלקטרוני שלך מעודכנות בשני מחשבים אישיים או יותר. אתה רק צריך להיות זהיר בהגדרות החשבון ולהגדיר חוק אחד או שניים בעזרת אשף הכללים.
כפי שאתה יודע, תוכל להשתמש במספר מחשבים אישיים כדי לגשת לתיבת הדואר שלך בשרת הדואר, למשל ב- GMX או Web.de, ולבדוק את הודעות הדואר האלקטרוני שלך. אפשר אפילו להשתמש בתוכנות דואר אלקטרוני שונות במחשבים-בנוסף לאאוטלוק במשרד, למשל, Windows Mail במחשב הפרטי או אפילו בתוכנית הדואר האלקטרוני ב- Mac. הדבר החשוב הוא איזה- דואר - פרוטוקול שבו אתה משתמש כדי לבדוק את הדוא"ל שלך: POP3 או IMAP.
עם חשבונות דואר אלקטרוני בחינם עם GMX, Web.de, Google וכו 'אתה מוגדר לפרוטוקול POP3, עם ספקי שירותי דואר אלקטרוני בתשלום יש לך לעתים קרובות את האפשרות לבחור בין POP3 ו- IMAP. POP3 מתוארך לתקופה שבה שטח האחסון בשרתים היה מוגבל ולכן יקר. זו הסיבה שתוכניות דואר אלקטרוני כגון Outlook מוגדרות מראש באופן שהן מוחקות הודעות דואר אלקטרוני מהשרת ברגע ששחזרת אותן באמצעות POP3 ושמרת אותן במחשב האישי.
בדרך זו תוכל לאחזר כל הודעת דואר אלקטרוני פעם אחת בלבד. עם זאת, ניתן להימנע מכך אם תשנה את ההגדרות של חשבונות הדואר האלקטרוני שלך ותורה ל- Outlook בכל אחד ממחשביך לא למחוק את הודעות הדואר האלקטרוני משרת הדואר לאחר אחזורן.
תוכל לקרוא כיצד לעשות זאת בפרק הבא. לפרוטוקול IMAP יש את היתרון בכך שהודעות הדואר האלקטרוני נשארות בשרת הדואר בכל מקרה - ללא קשר לתדירות שבה אתה ניגש אליהן וללא קשר להגדרות החשבון ב- Outlook שלך. רק כאשר אתה מוחק במפורש את הודעות הדואר האלקטרוני משרת הדואר עם Outlook, הן כבר אינן קיימות שם.
מנע מחיקת הודעות דוא"ל מ- POP3
אם אתה (צריך) להשתמש ב- POP3 כפרוטוקול השידור, אך ברצונך לבדוק את הודעות הדואר האלקטרוני עם שני מחשבים אישיים או יותר, בצע את הפעולות הבאות:
- קרא את הפקודה תוספות >> חשבונות דואר אלקטרוני או תוספות >> הגדרות חשבון ב- Outlook במחשב האישי שלך (למשל במשרד).
- ב- Outlook 2003 ואילך, ציין שברצונך להציג או לערוך חשבונות דואר אלקטרוני קיימים ולחץ על הבא. ב- Outlook 2007, עבור לשלב 3.
- בחר את חשבון הדוא"ל שלך ולחץ על שנה.
- לחץ על עוד הגדרות.
- בכרטיסיה מתקדם, הפעל את האפשרות השאר כל ההודעות בשרת.
- כדי שתיבת הדואר בשרת הדואר לא תעלה על גדותיו, הפעל את האפשרות הסר מהשרת לאחר … ימים והזן פרק זמן מתאים.
- סגור את הדו -שיח ולחץ על הבא כדי לחזור לדיאלוג משלב 3.
- אם הגדרת חשבונות דואר אלקטרוני אחרים ב- Outlook וברצונך לשאול אותם באמצעות מחשב אחר, חזור על שלבים 3 עד 7 עבור חשבונות אלה.
- לאחר שתסיים, לחץ על סיום.
- חזור על שלבים 1 עד 9 במחשב השני (למשל בבית).
אם אתה משתמש ב- Windows Mail או ב- Outlook Express במקום ב- Outlook במחשב בבית, שנה את הגדרות החשבון בתוכנית הדואר האלקטרוני הפרטי שלך כדלקמן:
קראו לפקודה EXTRAS >> ACCOUNTS. בחר את חשבונך ולחץ על נכסים. בכרטיסיה מתקדם, הפעל את האפשרות השאר כל ההודעות בשרת. הזן את מספר הימים שאחריהם יש למחוק את ההעתקים מהשרת.
העתקים של המיילים שנשלחו
באופן המתואר, אתה מוודא שאתה מקבל את הודעות הדואר האלקטרוני שהתקבלו בשני המחשבים האישיים. אם אתה גם רוצה עותקים של כל הדואר האלקטרוני בשני המחשבים ששלחת באחד משני המחשבים האישיים, שלח עותק של דואר אלקטרוני זה לכתובת שלך. אתה יכול להפוך את זה לאוטומטי עם כלל:
- פתח את מודול הדוא"ל.
- קראו לפקודה EXTRAS >> כללים והודעות (Outlook מ -2003) או EXTRAS >> RULE ASSISTANT (גרסאות קודמות של Outlook).
- בכרטיסיה כללי דואר אלקטרוני, לחץ על כלל חדש (או חדש ב- Outlook לפני גירסה 2003) ובחר צור כלל ללא תבנית.
- בחר בדוק הודעות לאחר שליחה ולחץ על הבא.
- הפעל את האפשרות ONLY ON THE COMPUTER בחלון העליון ולחץ על הבא.
- כעת הפעל בחלון העליון העתק זאת לרשימת אדם / הפצה (Cc).
- בחלון התחתון לחץ על הרשימה הכפופה של אדם אחד / תפוצה. בחר את כתובת הדוא"ל שלך.
- הפעל גם אל תקף כללים אחרים. לחץ על סיום.
- סגור את הדו -שיח עם אישור. Outlook ממשיך ליצור באופן אוטומטי עותקים של כל ההודעות שנשלחו בתיקייה "פריטים שנשלחו". אם ברצונך למנוע זאת מהתרחש בעתיד, התקשר לפקודה תוספות >> אופציות >> אופציות דואר אלקטרוני ונטרל את האפשרות שמור העתקי הודעות בתיק "אובייקטים שנשלחו".
