סריקת מסמכים: הוראות ותוכניות חינמיות

השג את המטרה שלך בקלות בעזרת הוראות שלב אחר שלב

אם יש לך בבית מסמכי נייר שברצונך לאבטח דיגיטלית, תוכל לסרוק אותם. אפילו במשרדים רבים עדיין יש קבצים ומסמכים ישנים שצריך להעביר לעולם הדיגיטלי. בעזרת סורק קל ליצור תמונות דיגיטליות של מסמכים אנלוגיים. אפילו תמונות או שקופיות ניתנות לסריקה והארכיון לא מתבצע רק בקופסאות ובאלבומי תמונות במרתף. הסריקה יוצרת הדפסה דו -ממדית של המסמך האנלוגי, הניתנת לעריכה במחשב לפי הצורך.

סריקת מסמכים: בגלל זה זה הגיוני

כאשר אתה סורק מסמך, הוא יוצר גרסה דיגיטלית שלו שתוכל לשמור במחשב שלך. הודות לסריקה תוכל:

• לגבות
• מיין לפי
• לערוך
• לְשַׁכְפֵּל
• לִשְׁלוֹחַ

הקובץ שנוצר על ידי המסמך הסרוק שלך משחזר בתחילה את המידע הכלול במסמך המקורי. לאחר מכן תוכל לערוך את הקובץ כרצונך בעזרת תוכנת הסריקה המתאימה. בין אם התאמות צבע או מיזוג סריקות שונות - אתה מחליט אם וכיצד תרצה לשנות את הסריקה שלך.

סורק: אתה יכול לבחור בין 2 גרסאות אלה

כדי לסרוק מסמכים צריך סורק. ניתן לבחור בין שתי גרסאות:

• עם סורק לוח שטוח יש לך מכשיר קומפקטי שבעזרתו תוכל לסרוק פורמטים של DIN A4 וגדלי מסמכים קטנים יותר.
• עם התקן רב תכליתי אתה יכול לא רק לסרוק, אלא גם להדפיס ולהעתיק. בעבר, במכשירים רב תכליתיים רבים הייתה גם פונקציית פקס משולבת, כיום היא דומה יותר ל- WLAN או בלוטות 'המובנית במכשירים.

מכשירים רב תכליתיים גדולים משמעותית מסורקי לוח שטוח ולכן משתמשים בהם בתדירות גבוהה יותר במשרדים או בסביבות עבודה. אם יש ברשותך מכשיר רב פונקציונלי ואם אתה סורק ומדפיס לעתים תכופות, עדיף לרכוש אחד עם מזין מסמכים כך שלא תצטרך לטעון כל גיליון נייר בנפרד.

סריקת מסמכים: כך זה עובד

כדי לסרוק מסמכים צריך מחשב וסורק.

חבר את הסורק למחשב.

לאחר מכן הנח את המסמך כשהצד הסרוק פונה כלפי מטה על לוח הזכוכית של הסורק המופעל.

לאחר מכן לחץ על כפתור "סריקה" ותראה את תמונת המסמך המוצגת על מסך המחשב לאחר מספר שניות בלחיצה אחת.

שמור את המסמך כאשר אתה מרוצה ממנו.

אם אתה רוצה לשנות משהו, תוכל לחזור על הסריקה לאחר התאמת ההגדרות.

לאחר הסריקה, ערוך את המסמך כרצונך באמצעות תוכנה שנבחרה. לדוגמה, אם סרקת אותו בזווית, תוכל ליישר אותו בעזרת תוכנית כמו Scantailor.

שמור אותו ברגע שסיימת לערוך אותו.

בעזרת התוכנה הנכונה, כגון iCopy, תוכל גם להדפיס את הסריקות ישירות אם יש לך מדפסת מחוברת למחשב האישי שלך. עם תוכניות דואר אלקטרוני כגון Microsoft Outlook, Thunderbird או Windows Mail אפשר לשלוח סריקות ישירות כדואר אלקטרוני. ניתן לבצע דיגיטציה ולשתף מסמכי נייר באופן מיידי. אגב, היקף האספקה של Microsoft Outlook כולל גם ScanPST - תוכל להשתמש בתוכנית זו לתיקון התיקיה האישית שלך ב- Outlook.

עֵצָה

הקפד להגדיר את הסורק ברזולוציה הנכונה לפני הסריקה. אחרת רכיבי טקסט עלולים להיראות מטושטשים. בחר רזולוציה של 300 dpi למסמכי טקסט בשחור לבן. אם אתה מתמודד עם טקסט על נייר צבעוני, אתה יכול גם להתאים את בהירות הסריקה כלפי מעלה - ב -10 אחוזים.

ככל שתסרוק יותר צבעים וגרפיקה, כך בסופו של דבר הקובץ יהיה גדול יותר. אם ברצונך לחסוך מקום אחסון ולהאיץ את הסריקה, תוכל להגדיר את הגדרות הצבע לסריקה לשחור ולבן אם הצבעים אינם כה חשובים עבור המסמך הדיגיטלי שלך.

אינך צריך להוריד תוכנות נוספות מהאינטרנט כדי לסרוק. אתה צריך את זה רק אם אתה רוצה לערוך את המסמך הדיגיטלי שלך מאוחר יותר. רוב הסורקים מגיעים עם תוכנות משויכות בהן תוכל לסרוק ולבצע הגדרות בסיסיות. ב- Windows 10, אין צורך בתוכנה כלשהי כדי לסרוק.

סריקה ב- Windows 10

1. התקן את הסורק לפני שתתחיל.

2. פתח את תפריט ההתחלה בצד שמאל למטה ולאחר מכן הזן את "פקס וסריקה של Windows" בפונקציית החיפוש.

3. לחץ על התוכנית ולאחר מכן עבור אל "סריקה חדשה".

4. תחת "תצוגה מקדימה" אתה יכול להתאים את האזור שברצונך לסרוק כרצונך.

5. כעת תוכל לבחור את הפורמט שבו ברצונך לשמור את הסריקה שלך. כמו כן, ניתן לשמור את הסריקה כקובץ PDF.

6. לאחר הסריקה תמצא את המסמכים הסרוקים שלך בתיקייה "מסמכים" -> "מסמכים סרוקים"

7. יש לך גם אפשרות להעביר את הקובץ לאנשים אחרים כדואר או פקס במהלך הסריקה.

   

שמור את הסריקות שלך בפורמט זה

ככלל, סריקות נשמרות בפורמט JPEG.webp או JPG.webp (קבוצת המומחים המשותפים לצילום). פורמט JPEG.webp הוא הפורמט הפופולרי ביותר לשמירת קבצי תמונות מכיוון שסריקה היא לא יותר מקובץ תמונה. JPEG.webp פועל מבוסס פיקסלים ותאימות ושימושיות הן גבוהות. כמעט כל תוכנות תוכנה יכולות גם לפתוח את פורמט JPEG.webp או להמיר תבניות קבצים אחרות ל- JPEG.webp. עם זאת, בעת הסריקה, עלולה להיות אובדן איכות קל אם המסמך נשמר כ- JPEG.webp. אולם במקרה של חריגות חמורות, בדרך כלל ניתן לפצות על זה ולעבד אותו מחדש באמצעות תוכנה.

פורמטים אחרים הם פורמטי PNG ו- TIFF. PNG מתאים במיוחד כאשר יש לדחוס קבצי תמונות. TIFF מאפשר להמיר קבצים ללא כל הידרדרות באיכות. ניתן לעבד את הקבצים בפורמט Tiff גם לאחר עיבוד טוב במיוחד עם תוכנות גרפיות.

שמור סריקות כקובץ PDF באמצעות Adobe Acrobat

על מנת לשמור סריקה כמסמך PDF, יש צורך בזיהוי טקסט, המכונה גם OCR (זיהוי תווים אופטי). זיהוי תווים אופטי זה גם מאפשר חיפוש תמונות או גרפיקה אחר רכיבי טקסט כך שיוסבו והומרו לקבצים ניתנים לעריכה וניתנים לחיפוש. קובצי תמונות בפורמט JPEG.webp אינם, למשל, ב- Windows 10 באפשרותך לבחור לשמור את הסריקה כקובץ PDF ישירות בעת יצירת הסריקה. אם אתה משתמש בתוכנית Adobe Acrobat, תוכל לשמור את הקבצים הסרוקים שלך ישירות כקובץ PDF. לאחר מכן תוכל לסרוק את מסמך הנייר באמצעות זיהוי צבעים אוטומטי ולשמור אותו כקובץ PDF, או שתוכל להגדיר מפרטים אישיים משלך תחת "סריקה המוגדרת על ידי המשתמש".

אתה יכול לבחור מבין ברירות המחדל הבאות:

• זיהוי מצב צבע אוטומטי
• מסמך צבעוני
• מסמך בשחור לבן
• מסמך בגווני אפור
• צילום צבעוני

תוכל גם לבחור אם ברצונך לסרוק קבצים מרובים כקובץ PDF בו זמנית. לאחר מכן תוכל לייעל את קובצי ה- PDF הסרוקים. לרוע המזל, Adobe Acrobat אינו בחינם אם אתה רוצה להשתמש בו לטווח ארוך - גרסת ניסיון זמינה בחינם.

טופ 5: מומלץ לסרוק ולהדפיס תוכניות חינמיות אלה

ABBYY Fine Reader

FineReader מאפשר לך לסרוק, לערוך סריקות ולהמיר את הסריקות שלך למסמכי PDF. תוכל להוסיף הערות למסמכים ולשתף אותם עם אחרים, תוך מעקב אחר השינויים שבוצעו בקובץ שלך. ניתן להמיר את הסריקות שלך גם לקבצי Excel או Word.

Readiris Pro

תוכנת Readiris Pro תואמת ל- Windows 7,8 ו- 10. אתה יכול להמיר את הסריקות שלך כ- PDF, ePub בפורמט eBook, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF ועוד. אינך צריך להגביל את עצמך למסמכים מבוססי טקסט בלבד. התוכנה יכולה גם לקרוא את רכיבי הטקסט מתמונות ולחלץ רק אלה. אם תשמור את הסריקות שלך כקובץ PDF עם Readiris Pro, תוכל גם להשתמש בתוכנה למיזוג, דחיסה וארגון קובצי ה- PDF לאחר מכן.

PaperScan

בעזרת PaperScan תוכלו לסרוק מסמכים, רישומים ותמונות. אתה יכול לסובב, להזיז, לשקף או להסיר את הסריקות כרצונך. ניתן לבצע תיקונים בקבצים גם בלחיצת כפתור אחת, כגון התאמת סדקים או חורים הנמצאים בתבנית האנלוגית. תוכל גם להתאים צבעים כרצונך וניתן להמיר את המסמך שלך גם בגווני אפור או בשחור לבן. אתה יכול גם לבחור מתוך מסננים רבים. ניתן לבחור את הפורמטים הבאים:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 מייצג "לא עוד סורק PDF" והוא כלי לא מסובך לסריקת המסמכים והתמונות שלך. הסורק אינו חייב להיות מותקן בנפרד באמצעות מנהל התקן, אך הוא מזוהה אוטומטית על ידי התוכנית. תוכל לערוך את הסריקות שלך לפני הסריקה, למשל על ידי ציון קטע התמונה. הודות לזיהוי טקסט אוטומטי, תוכל להעתיק טקסט במהירות מהמסמכים. אתה יכול לשמור את הסריקות שלך בפורמטים הרגילים של JPG.webp, PNG, TIFF וכמובן PDF.

מהדורה חופשית של VueScan

למעלה מ -1,850 סורקים נתמכים על ידי VueScan Free Edition. בעזרת התוכנה החינמית אתה יכול לא רק לסרוק מסמכים, אלא גם תמונות וסרטים. אתה יכול לבחור בין רמות איכות שונות על מנת לעשות דיגיטציה של התבניות שלך בצורה הטובה ביותר. ניתן גם לחתוך את הסריקות מראש, להתאים צבעים ולבחור אפשרויות סינון שונות.

עֵצָה:

ניתן לסרוק מסמכים גם באמצעות סמארטפון. בעזרת אפליקציות כמו Adobe Scan או CamScanner אתה יכול בקלות לצלם תמונות של מסמכים באמצעות המצלמה של הטלפון החכם שלך. Adobe Scan אפילו מאפשר זיהוי טקסט בעזרת OCR. לאחר תהליך הסריקה, תוכל לשמור את התמונה בסמארטפון שלך, לשלוח אותה או לטעון אותה בענן.

מסקנה: סרוק מסמכים וערוך אותם כרצונך

אם ברצונך לבצע דיגיטציה של מסמכי נייר, אינך יכול להימנע מסריקתם. ניתן לעשות זאת באמצעות סמארטפון, אך סורק טוב יותר ויש לו יותר אפשרויות. תלוי כמה אתה סורק, מדפיס ומעתיק, אתה קונה רק סורק שטוח או מכשיר רב תכליתי. עם Windows 10, אינך צריך עוד תוכנה נוספת כדי לסרוק את המסמכים שלך. אם אתה רוצה לערוך, להמיר, לחתוך או למזג את הסריקות שלך, אתה צריך תוכנית נוספת כגון VueScan או Readiris Pro. בהתאם למערכת ההפעלה, ייתכן שתזדקק גם לתוכנות נוספות כדי להמיר את הסריקות שלך לקובץ PDF. וודא שזה כולל גם זיהוי טקסט אופטי (OCR) כך שהסריקות שלך ניתנות לעריכה וניתן לחיפוש.