Outlook: הכרת ושימוש בטיפים וטריקים

יש לנו את כל המידע בשבילכם!

Microsoft Outlook היא אחת מתוכניות התקשורת הידועות והיעילות ביותר בשוק יישומי התוכנה. בנוסף לפונקציות הידועות, כגון שינוי גופן או צבע, התאמת עיצוב, התחלת בדיקת האיות או פתיחת חלון לוח השנה, ישנם עצות וטריקים פנימיים נוספים שכל משתמש צריך להכיר. עצות ורמזים אלה מאפשרים למשתמשי Outlook להפיק את המרב מאאוטלוק על מנת להפעיל את Outlook מהר יותר ודיוק יותר.

טיפים וטריקים לאאוטלוק

ביסודו של דבר, כל משתמש עומד בפני השאלה האם עליו להשתמש בתוכנית תקשורת בתשלום כגון Microsoft Outlook או אם הוא מרוצה מאפליקציות חינמיות כגון Microsoft Mail או Mozilla Thunderbird. אם החלטת על Microsoft Outlook, נשאלת השאלה גם אם עליך לרכוש את Outlook או Office בגרסת 32 או 64 סיביות.

זוהי שאלה עקרונית ועד כמה עוצמת המחשב בשימוש היא. עם גרסת 32 סיביות ניתן להתקין עד 4 GB של זיכרון RAM. לעומת זאת, מערכת הפעלה של 64 סיביות תומכת בזיכרון RAM גבוה משמעותית ובכך יש לה רמת ביצועים גבוהה יותר. ככלל, ניתן להשתמש ב 8 GB, 16 GB או יותר זיכרון RAM.

משתמשים יכולים למצוא מדריכים לכל התוכניות והפונקציות של Outlook ובנוסף לכל יישומי התוכנה האחרים של Microsoft באינטרנט בקישור הבא: docs.microsoft.com/de-de/.

הפעל את Outlook מהר יותר וצמצם את גודל קובץ הנתונים

עבודה יומיומית עם אאוטלוק מהנה כאשר התוכנית פועלת במהירות וללא כשלים בתפקוד. אם יישום התוכנה מתחיל לאט ולאט, יתכן שיש תוספות רבות או איטיות מדי להאשים. במקרה זה חשוב להסיר תוספות מיותרות על מנת להאיץ את המערכת שוב.

קבצי PST או OST גדולים יכולים גם להאט מערכת ותקשורת עם Microsoft Outlook. מסיבה זו, הגיוני לבדוק את גודל קובץ ה- PST במרווחי זמן קבועים. כל המידע וההגדרות מ- Outlook נשמרים כערך בקובץ PST או OST. ניתן להקטין את גודל הקובץ על ידי אחסון או ארכיון של תיקיות או קבצי נפח גדולים.

לאחר פעולה גדולה בה נבדקים ומחקים קבצים, ייתכן שקובץ הנתונים לא יתכווץ בגודלו באותו הרגע. הסיבה לכך היא ש- Outlook אינו מנקה את קובץ הנתונים באופן מיידי לאחר מחיקת המידע. לחלופין, הדחיסה של קובץ הנתונים יכולה להתחיל גם באופן ידני. הליך זה מאפשר לבצע גיבויים נחוצים מהר יותר. בנוסף, Outlook מתחיל מהר יותר.

חָשׁוּב: בדוק את התיקיה "פריטים שנשלחו" ברציפות. במקרים רבים הוא מכיל כמות עצומה של נתונים וקבצים מצורפים שאינם הכרחיים לחלוטין. אם אתה רוצה לחסוך מקום אחסון, זה יכול להיות יעיל לרוקן חלקית את התיקיה "פריטים שנמחקו".

זה יכול להיות גם מעניין ומעשי להקליט ולהעריך את הזמנים שבהם אתה עובד עם Outlook. לדעת כמה זמן לוקח צעדים של עבודה יכולה להיות חשובה, לא רק עבור עצמאים, פרילנסרים או מעסיקים. אנשים פרטיים נהנים גם מהערכת המידע, הניתנת להעברה בקלות ל- Microsoft Excel.

הודעות דואר אלקטרוני ותעבורת דואר אלקטרוני: טיפים לסקירה טובה יותר ויעילות

ישנם עצות וטריקים רבים הקשורים לכתיבה ושליחת מיילים ותעודת דוא"ל כללית. לדוגמה, האם ידעת שעם Outlook תוכל לסגור את כל החלונות בבת אחת?

• ב- Outlook עד גירסה 2007 אתה מתקשר קובץ → כל האלמנטים התקרבות.
• ב- Outlook 2010 קח את הפקודה הצג → חלון → סגור את כל הפריטים.

אגב, פקודות אלה לא רק סוגרות הודעות, אלא גם את כל שאר חלונות האאוטלוק. אם עדיין לא שמרת שינויים באחד החלונות, Outlook נותן לך את ההזדמנות לעשות זאת.

טיפ חשוב נוסף לאאוטלוק הוא להוסיף את הנושא לתיבת הדואר הנכנס לאחר מכן. הוספת הנושא להודעה בהמשך יכולה להיות שימושית על מנת שתוכל לחפש אחר תוכן הדואר האלקטרוני בצורה יעילה ומהירה יותר בעתיד. במקרה של הודעות דואר אלקטרוני הנשלחות עם או בלי נושא קצר, הגיוני לשנות את הנושא מאוחר יותר.

הבהירו את אאוטלוק - כך זה עובד

בהירות היא בעצם נושא חשוב ב- Outlook. לדוגמה, משתמשים רבים תוהים כיצד אתה יכול לעקוב אחר הודעות רבות ולהפריד בין החשוב לחסר. אחת הדרכים היא להתאים אישית את התצוגות ב- Outlook. המטרה של כל שינוי בהגדרות צריכה להיות שתיבת הדואר הנכנס ניתנת לניהול. יעילות עיבוד הדואר האלקטרוני יכולה לכלול גם מיון אוטומטי של תיבת הדואר הנכנס בסדר כרונולוגי. הליך זה מאפשר, למשל, לאחר היעדרות ממושכת מהחופשה, ל- Outlook לפתוח את הדואר האלקטרוני הבא שלא נקרא במקום את ההודעה הנקראת הבאה.

הפונקציה של הצגת הודעות לכל נמען או בדרך כלל הצגת הודעות דואר אלקטרוני קשורות יחד יכולה להיות גם חיונית. ניתן למצוא את אפשרויות ההגדרה העיקריות בתפריט "תצוגה".

טיפ פנימי:

ב- Outlook תוכל גם להשתמש בהגדרות התצוגה כדי להציג את המספר הכולל של ההודעות בתיקיה במקום את מספר ההודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס.

פתח מייל חדש - בכל מקום ובכל זמן

לחץ פעמיים על שטח פנוי בתיקייה או בתיבת הדואר הנכנס כדי לפתוח חלון שבו תוכל לכתוב הודעת דואר אלקטרוני חדשה.

עם זאת, הדבר פועל רק במשרות פנויות שמתחת לרשימת הדואר האלקטרוני-אחרת Outlook יפתח את הדואר האלקטרוני עליו לחצת. עם זאת, באפשרותך להסתיר את רשימת הדואר האלקטרוני על ידי לחיצה על סמל הפלוס שליד העמודה המקובצת כעת ב- Outlook עד גירסה 2007. ב- Outlook 2010, צמצם את הרשימה על ידי לחיצה על המשולש השחור שליד העמודה המקובצת.

שלח את תוכן הלוח בדואר אלקטרוני

האם כתבת משהו ב- Outlook או בתוכנית אחרת וברצונך לשלוח טקסט זה בדואר אלקטרוני (או כחלק מהודעת דואר אלקטרוני)?

1. בחר את קטע הטקסט והעתק אותו ללוח באמצעות Ctrl + C.
2. עבור לאאוטלוק (לא משנה איזה מודול פתוח כרגע).
3. הקש Shift + Ins - Outlook פותח חלון דואר אלקטרוני חדש ומעתיק לתוכו את תוכן הלוח.

אם לא מופיע חלון דואר אלקטרוני, לחץ על אלמנט כלשהו בחלון Outlook (זה יכול להיות גם פגישה או איש קשר) ולחץ שוב על Shift + Ins.

קבל או דחה הזמנות באמצעות קיצור מקשים

קיבלת בקשת פגישה? אם ברצונך לקבל זאת, בחר אותו בתיבת הדואר הנכנס ולחץ על Alt + C ("c" עבור "aCcept", בתרגום: "קבל"). אם ברצונך לדחות זאת, בחר אותו ולחץ על Alt + D ("D" עבור "דחה").

חזור על החיפוש האחרון ב- Outlook

אין ספק שאתה יודע שאתה נמצא במייל ארוך עם ערוך ⇒ מצא (עד Outlook 2003) או הודעה ⇒ חפש או חפש מחרוזת תווים באמצעות קיצור המקשים F4. כל עוד פתחת את תיבת הדו -שיח לחיפוש, תוכל להשתמש בכפתור המשך לחפש לקפוץ להתרחשות הבאה.

עם זאת, לאחר שסגרת את תיבת הדו -שיח, הקש על שילוב המקשים Shift + F4 - Outlook יקפוץ להתרחשות הבאה מבלי לפתוח תחילה את הדו -שיח.

ברגע שהגעת למיקום האחרון, Outlook מציג הודעה מתאימה.

מיין וחפש את Outlook עוד יותר מהר

האם ברצונך להציג את כל הודעות הדואר האלקטרוני מהתיקייה הנוכחית שמקורן בשולח ספציפי? בצע את הפעולות הבאות ב- Outlook עד גירסה 2007:

1. לחץ בשדה החיפוש או הקש Ctrl + E כדי למקם את הסמן בשדה החיפוש.
2. הזן את האותיות הראשונות של שם השולח. Outlook מסנן כעת את כל הדואר האלקטרוני המכיל את טקסט החיפוש שהוזן בטקסט השולח, הנושא או ההודעה.
3. לחץ על כותרת העמודה מכך שהודעות הדואר האלקטרוני משולח זה יוצגו יחד.

ב- Outlook 2010 יש גרסה מהירה יותר (אך למרבה הצער רק מגרסה זו):

1. לחץ על כותרת העמודה מכדי למיין לפי טור זה. באופן זה, כל הודעות הדוא"ל מכל שולח מוצגות אחת מתחת לשניה.
2. הזן את האותיות הראשונות המתחילות בשם השולח. פעולה זו מעבירה אותך לדוא"ל הראשון משולח זה.

השלם אוטומטית את שדה הכתובת ב- Outlook

Outlook בדרך כלל מציע כתובות דואר אלקטרוני שכבר נמצאות בשימוש ברגע שאתה מקליד אות אחת או שתיים לתוך בְּשדה נכנס. Outlook מחפש את רשימת כתובות הדואר האלקטרוני שהוזנו בעבר (הרשימה להשלמה אוטומטית). אם זה לא קורה, תוכל להשתמש ב- Ctrl + K כדי לחפש ערכים מתאימים בפנקס הכתובות.

הצג את שמות הקבצים של המערכות ישירות

האם אתה מוצא לעתים קרובות שאתה מקבל סדרה שלמה של קבצים מצורפים בדואר אלקטרוני ומתקשה להבחין בקבצים מכיוון שהשמות שונים רק בסוף, אך Outlook אינו מציג את שמות הקבצים במלואם? לאחר מכן עליך לפתוח את המייל תחילה כדי לראות את השמות המלאים.

באאוטלוק אתה יכול גם לעשות זאת מבלי לפתוח את הדואר האלקטרוני. תוכל למצוא פקודה משלך בתפריט ההקשר (בתיבת הדואר הנכנס), שבו תוכל להשתמש כדי לפתוח תפריט משנה בו ניתן לראות את שמות כל המערכות. מתפריט המשנה אתה יכול לפתוח מערכות בודדות באופן מיידי עם התוכנית המשויכת. הפקודה בתפריט ההקשר נקראת הצג קבצים מצורפים.

העבר הודעות דוא"ל מבלי לגרור ולשחרר אותן

בדרך כלל ניתן להעביר הודעות דואר אלקטרוני בקלות לתיקיה באמצעות גרור ושחרר. אולם לפעמים, גרירה ושחרור אינה מעשית, למשל בעת "החלפת העכבר" של כמה מחברות. פקודה מתפריט ההקשר עוזרת:

• ב- Outlook עד גירסה 2007 לחצו על הדוא"ל בלחצן העכבר הימני וקראו לפקודה העבר לתיקייה עַל. בתיבת הדו -שיח שנפתחת כעת, בחר את תיקיית היעד הרצויה ולחץ עליה בסדר.
• ב- Outlook 2010 לחץ על הדוא"ל באמצעות הכפתור הימני של העכבר והפעל את הפקודה מהלך \ לזוז \ לעבור ובחר את התיקיה הרצויה מתפריט המשנה שייפתח כעת. עם זאת, רק התיקיות ברמה העליונה מופיעות בתפריט המשנה; ניתן למצוא תיקיות מקוננות יותר עמוקות דרך ערך התפריט בתיקייה אחרת.

נהל אחסון דוא"ל וחיבור לאינטרנט

אם ברצונך לשלוח דואר אלקטרוני עם קובץ מצורף גדול של יותר מ -20 מגה בייט באמצעות ה- Outlook שלך, סביר להניח שתקבל הודעת שגיאה עם הגדרות Outlook הרגילות. Microsoft Outlook מגביל את גודל הקבצים שתוכל לשלוח ל- 20 MB או 10 MB עבור חשבונות Exchange. מגבלה זו מונעת מהמחשב שלך להעלות קבצים מצורפים גדולים מדי העולים על המגבלות עבור רוב ספקי שירותי האינטרנט. אתה יכול לשלוח קבצים מצורפים גדולים מהממוצע באמצעות OneDrive או ספק ענן אחר. תמונות וגרפיקה במיוחד יכולות לתפוס הרבה מקום. מסיבה זו, החל מאאוטלוק 2010, יש לך את האלטרנטיבה לדחוס תמונות לפני שליחתן בדואר אלקטרוני.

אם אין לך חיבור אינטרנט מהיר או יקר מספיק בחופשה או בנסיעת עסקים, הגיוני להוריד רק את כותרות המיילים ב- Outlook כצעד ראשון. במקרה זה, תראה את המידע הבא בכל הודעת דוא"ל:

• התייחסות,
• שׁוֹלֵחַ,
• מקבל,
• שלח תאריך.

רק כאשר אתה פותח הודעת דוא"ל הוא יורד במלואו. אתה מבצע את ההגדרות באפשרויות Outlook.

טיפ לתוכנה:

אם ברצונך למחוק הודעות דוא"ל כפולות באופן אוטומטי, תוכנת MoDupRemover יכולה להיות מעניינת ויעילה. הוא מחק באופן שיטתי הודעות כפולות מאז ימי ראשית האאוטלוק ותואם את הגירסה הנוכחית של Outlook ו- Windows 10.

הדרכת וידאו - טיפ מומחה: כיצד לשמור פתק אישי ב- Outlook

טיפ מומחה "הערה משלכם"

במקרים מסוימים יכול להיות חשוב להוסיף הערות אישיות לדוא"ל. Outlook מציע למשתמשים אפשרות זו באמצעות הפונקציה "הודעה ציבורית". בעזרת פונקציה זו תוכל ליצור הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך או בתיקייה ספציפית מבלי שתצטרך לשלוח אותה תחילה. למרות המונח המטעה "הודעה ציבורית", הערה זו גלויה רק למשתמש. לא ניתן לשלוח אותו מכיוון שאין לו שדה נמען. ב- Outlook 2010 ואילך, קרא את הפקודה "התחל> פריטים חדשים> פריטים נוספים> פרסם הודעה ציבורית בתיקייה זו". בגרסה הנוכחית של Outlook 365, הפונקציה נקראת "פרסם בתיקיה זו." תוכל למצוא את האפשרות בסרט "התחל".

אתה יכול להתמקצע בהערות או במסרים שלך באופן כללי בעזרת חלקים מהירים. בדומה למודולי סדרות ב- Microsoft Word, מודולים מהירים ב- Outlook מורכבים מטקסטים או חלקי טקסט מוכנים הניתנים לשמירה כמודולים מהירים בכרטיסייה "הוספה" בקטגוריית "טקסט". באופן עקרוני, חלק אחד מהיר או יותר יכול לצמוח מכל מייל.

הדפס ושמור מיילים

לא כל ההודעות חשובות וצריכות להישמר. כמה הודעות דואר אלקטרוני חיוניות גם מבחינה מקצועית או פרטית ויש להעביר אותן לארכיון וגם להדפיס אותן. גם אם ל- Outlook יש פונקציית הדפסה משולבת טובה, לא כל הודעות הדואר האלקטרוני המעוצבות בצורה מדויקת מודפסות כהלכה. זה עובד ללא כל מאמץ על ידי צפייה בדואר האלקטרוני בדפדפן. התדפיס עובד גם עם הודעות המעוצבות ב- html. בדפדפן תמצא גם הגדרות תצוגה ספציפיות שבעזרתן תוכל לצפות בתצוגה מקדימה ולהגדיר את ההדפסה.

תיקיית חיפוש

ב- Outlook תמצא את שתי תיקיות החיפוש בצד המערכת ותוכל גם ליצור תיקיות חיפוש אישיות. בעזרת תיקיות חיפוש תוכל למיין את הודעות הדואר שלך על פי קריטריונים מוגדרים מראש. ניתן למצוא את תיקיות החיפוש הקיימות בסרט "תיקיות". תוכל גם ליצור שם תיקיות חיפוש חדשות.

קיצורי מקשים חשובים ושלבים מהירים:

1. פתח את תפריט ההקשר באמצעות המקלדת: הקש על מקש Shift + F10.
2. פתח חלון דו -שיח: Ctrl + Shift + Y.
3. העבר הודעות לתיקייה: CTRL + SHIFT + V.
4. צור הערה (מכל מודול): CTRL + N או CTRL + SHIFT + N.
5. הדפס מספר הודעות דואר אלקטרוני בבת אחת: החזק את מקש CTRL לחיצה ארוכה על העכבר ולחץ על הדואר האלקטרוני בזה אחר זה עם העכבר.
6. מחק מיילים לא נקראים ובלתי חשובים בלחיצה אחת: CTRL + A.
7. הפעל את Outlook פעם אחת בלבד: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (עבור xx הזן את מספר הגירסה של Outlook שלך והעתק את הפקודה לשורת הפקודה בלחיצה ימנית)

מסקנה: השתמש בטיפים וטריקים של Outlook מסיבות של יעילות

מעל לכל, משתמשים מעריכים את ידידותיות המשתמשים של Microsoft Outlook ואת מגוון הפונקציות, הכוללות כלים ופונקציות רבות נוספות בנוסף לחיבור ושליחת הודעות דואר אלקטרוני. הכרת הפונקציות הכלליות של Outlook היא חיונית. בנוסף, מטעמי יעילות, כדאי לנסות וליישם עצות וטריקים נוספים. איתם אפשר להפיק את המקסימום מ- Microsoft Outlook, לעבד כל משימה בצורה מקצועית ולהשתמש בכל האפשרויות שמציע אפליקציית התוכנה למשתמשים פרטיים או עסקיים.