סקירה כללית של כל הפונקציות
בין אם מדובר בפגישות מקצועיות או פרטיות - כמעט כל אחד עסוק בארגון עצמו וסביבתו האישית על בסיס יומי. מסיבה זו, לוח שנה, למשל לוח השנה של Outlook, הוא המוקד של כל תכנון פגישות מקצועי. לאחר פתיחת אאוטלוק על ידי לחיצה כפולה על לחצן העכבר, תוכלו למצוא מספר סמלים באזור התוכנית הימנית התחתונה. סמל לוח השנה ב- Outlook נמצא ממש ליד הסמל של הודעות דואר אלקטרוני.
בנוסף ללוח השנה, הגיוני לרשום משימות חשובות ב- Outlook ולעבוד באמצעותן. אזור המשימות, המסודר כסמל ליד פנקס הכתובות ב- Outlook 365, מתאים לכך.
משתמשי Outlook המכירים ושולטים באפשרויות הפונקציות "לוח שנה ומשימות" פועלים ומתכננים ביעילות ובאופן ממוקד יותר. בנוסף ללוח השנה ולמשימות, משתמשים מעריכים גם את פונקציית החיפוש של Outlook. לדוגמה, Outlook מציעה אפשרות לחפש פגישות והודעות דואר אלקטרוני בבת אחת. אפשרות זו שימושית ומעשית במיוחד בעת שימוש ב- Outlook למטרות עסקיות, שכן היא תומכת ביעילות בעבודה במשרד.
ארגן פגישות באופן מקצועי - אפשרי ללא מאמץ בעזרת Outlook
לוח השנה ב- Outlook בעצם מסביר את עצמו וידידותי למשתמש. קביעת פגישה חדשה אפשרית בכמה לחיצות בלבד. בנוסף, ישנם הרבה טריקים וסיוע ניסה לעזור לך להיכנס לפגישות בצורה יעילה וחסכונית. לדוגמה, ניתן להעתיק ערכי פגישות קיימים כדי להקל על הזנת פגישות חדשות. הליך גרירת דואר אלקטרוני עם פגישה חשובה לכפתור "לוח שנה" או "משימה" הוא גם מוכוון תרגול. בדרך זו תוכל ליצור ערך פגישה או משימה חדשה ולהזמין את תוכן הדואר האלקטרוני באופן מיידי. המרת משימות לפגישות בעזרת העכבר היא יעילה וחוסכת זמן יקר.
בטקסט הבא תוכל לקרוא כיצד תוכל לארגן משימות: מיון משימות לפי קטגוריות
טיפ ליעילות:
מכיוון שכל תוכניות Office מחוברות לרשת, יש לך אפשרות ליצור פגישות או משימות מ- Word ו- Excel ישירות ב- Outlook בכל עת. לשם כך, תוכל להכניס לחצן ב- Microsoft Word או Excel ולהעביר את המשימה או הפגישה ל- Outlook בלחיצה אחת.
במאמר זה תוכלו לקרוא כיצד ליצור משימות מ- Word.
יתרון מרכזי בלוח השנה של Outlook הוא היכולת לתאם פגישות עם אנשים אחרים מבלי שתצטרך להשתמש ביומן משותף. הכרטיסייה "בקש פגישה" זמינה עבור זה ב- Outlook. ניתן לקבל בקשות פגישה באופן אוטומטי ב- Outlook. אם המינוי המבוקש אינו תפוס בלוח השנה, הבקשה מאושרת על ידי המערכת. לחלופין, תוכל גם להגדיר כי כל בקשת פגישה חייבת להיות מעובדת ומתקבלת באופן ידני.
במקום תקשורת אישית או דיגיטלית ארוכת טווח, ניתן לתאם פגישות בכמה לחיצות בלבד באמצעות הליך זה. לחלופין, למשתמשי Outlook יש גם אפשרות לשלוח פגישות בודדות כקובץ iCalendar. במקרה זה, הנמען שומר על השליטה ביומן שלו. הוא יכול לייבא את בקשת הפגישה ואת ההערה לאאוטלוק במידת הצורך. הייצוא כקובץ iCalendar שימושי, למשל, לאנשים שאינם מוכרים אישית לשולח. אם משתמשי Outlook לעיתים רחוקות צריכים לתאם פגישות עם אחרים, זה יכול להיות הגיוני לשלוח פגישות בודדות או קטעים מהיומן מבלי לבקש בקשות פגישה ספציפיות. שיתוף לוח שנה או קטעי לוח שנה ושמירה על פגישות מעודכנות היא ידידותית למשתמש ב- Outlook וניתנת לביצוע במאמץ מועט.
סמן פגישות בצבע, הזז או מחק אותן
פגישות, משימות והודעות דוא"ל מקושרות קשר הדוק ב- Outlook. מסיבה זו, גירסת Outlook 2007 מציעה את האפשרות לסמן הודעות דואר אלקטרוני חשובות בתיבת הדואר הנכנס עם דגלים שונים וצבעוניים למעקב עם העכבר. בנוסף לקידוד צבעים, Outlook יכול להזכיר לך משימה המשויכת להודעה.
תוכל גם להעביר פגישות בקלות מבלי ללחוץ על ידי הזנת טקסט או גרירה ושחרורן בעזרת העכבר. הדבר אפשרי באותו אזור לוח שנה וגם באמצעות נווט התאריכים לשבועות, חודשים או שנים אחרים. לאחר מכן Microsoft Outlook מתאים באופן אוטומטי את התאריך ושומר על השעה. אפשר גם להעביר מספר פגישות ליום אחר בלחיצה אחת, למשל אם אתה חולה או לא מסוגל לעבוד ביום עבודה. ניתן להסיר פגישות כפולות בכמה צעדים פשוטים באמצעות שילוב מקשים לכל פקודה.
במקרים מסוימים עשוי להיות חשוב למחוק פגישות בשלמותן לפני מועד מסוים. זה שימושי, למשל, אם אתה משתלט על לוח שנה מעמית ואינך זקוק עוד לפגישות הישנות שלו. תוכל למחוק את כל הפגישות מיומן Outlook שלך לפני תאריך מסוים על ידי מעבר לתצוגת הפגישות הטבלאיות. בתצוגה זו יש לך אפשרות למיין ולמחוק פגישות לפי תאריכים.
הצגת תצוגות לוח השנה השונות בלוח האאוטלוק היא גם מכוונת לתרגול. אתה יכול להציג תצוגת לוח שנה ליום, במשך שבוע שלם או שבוע עבודה, או במשך חודש שלם.
ניתן גם לשלוח פגישות באמצעות Outlook. תוכל לקרוא כיצד זה עובד במאמר זה: שליחת פגישות
בגרסאות ישנות יותר של Outlook, למשל Outlook 2007, יש לך גם אפשרות להציג את צפיפות הפרטים בתצוגת החודש. פונקציה זו נותנת לך שלוש אפשרויות צפייה:
- "נָמוּך",
- "בינוני" ו
- "גָבוֹהַ".
האפשרות "נמוך" מוגדרת אוטומטית מראש. אם אינך יכול למצוא פגישות רלוונטיות ב- Outlook בתצוגת החודש, צפיפות הפירוט עשויה להיות הסיבה לכך. Outlook בעצם מציע הגדרות תצוגה שונות וספציפיות לפגישות. בין היתר אפשר להציג את העתיד הנוכחי, החשוב או לחילופין, את המינויים בעבר.
פגישות חוזרות ונשנות - פונקציה חשובה ב- Outlook
בנוסף למינויים חד פעמיים, ישנן פגישות חוזרות רבות שחוזרות על עצמן מדי שבוע, חודשי או שנתי. במקום להזין כל אחת מהפגישות הללו ביד ב- Outlook, הזנת פגישות חוזרות מבטיחה חיסכון בזמן. זה גם נותן למשתמשי Outlook את האבטחה של לא לפספס פגישות חיוניות. אתה מגדיר פגישה חוזרת ב- Outlook ישירות בכרטיסייה "פגישה חדשה" באמצעות הלחצן "סוג סדרה". תוכל ליישם תזכורת ב- Outlook עבור כל פגישה.
ניתן לבחור פגישות סדרות ולהזין אותן בחלון הדו -שיח. הייתה בעיה בבחירת ימי העבודה בגירסאות ישנות יותר של Outlook. בעיה זו נפתרה בגרסה הנוכחית של אאוטלוק, כך שבעצם כל שילוב אפשרי כפגישה לסדרה.
אם תרצה לערוך או למחוק את כל סדרת הפגישות, הדבר אפשרי גם ללא בעיות. לדוגמה, אם תמחק פגישה מסדרת פגישות, המערכת תודיע לך בחלון האם יש למחוק גם את כל סדרת הפגישות. לאחר בחירתך, לחץ על כפתור "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו -שיח.
פונקציה זו מכוונת גם לתרגול על מנת שתוכל למחוק פגישות בודדות מסדרת פגישות. אם, למשל, לא התקיימה פגישה שבועית בחברה, ניתן להסיר לאחר מכן את הפגישה שבוטלה מהיומן מבלי שתצטרך למחוק את כל הסדרה ולהגדיר אותה מחדש.
השתמש בשיטת ALPEN והתמקצע בניהול הזמן שלך
האם עליך לתאם פגישות רבות ולתכנן כל יום עבודה או פעילויות פרטיות בצורה מדויקת ומקצועית? במקרה זה הגיוני להשתמש בשיטת ALPEN הידועה, המשמשת בעיקר מנהלים או נלמדת בסמינרי ניהול זמן. שיטת ALPEN מתארת מתודולוגיה של ניהול זמן מחושב. הוא נוסד על ידי הסופר הידוע Lothar J. Seiwert. שיטת ALPEN מבוססת על ההנחה כי מספיק להקדיש כמה דקות בכל יום לעריכת תכנית יומית כתובה. זה עובד על פי שיטת ALPEN כדלקמן:
-
רשום משימות, מינויים ופעילויות.
-
העריכו את אורך הפעילויות.
-
תכנן זמני חיץ.
-
קבלו החלטות להיום.
-
מעקב והתאמה
ניתן לתמוך ביעילות בשיטת ALPEN על ידי לוח השנה של Outlook, אזור המשימות או תצוגת "Outlook Today".
ארגן משימות ב- Outlook בזהירות: כך זה עובד
המשימות בדרך כלל שונות מהמינויים בכך שאין להן תאריך התחלה. במשימה המיקוד הוא בפעילות או במטרה. לסיכום, פגישות קשורות לנקודת התחלה וסיום מוגדרת בבירור. לעומת זאת, תאריך היעד הוא המכריע עבור משימות. כאשר המשימה מבוצעת במפורש אינה מוגדרת.
באפשרותך ליצור משימות חדשות ב- Outlook בכרטיסייה "משימות" בלחיצה אחת. מופיע סרט שבו תוכל לנהל, לעקוב או להעביר משימות.
להתמצאות טובה יותר ובהירות של כל המשימות הרלוונטיות, יש לך את האפשרויות ב- Outlook,
- הסתר משימות שהושלמו ב- Outlook
- להציג רק את המשימות שכבר הושלמו ב- Outlook.
- תוכל גם למחוק לחלוטין משימות שהושלמו מ- Outlook.
לשם כך, בחר באפשרות "משימות שהושלמו" תחת "משימות". לאחר מכן יוצגו לך כל המשימות שהושלמו. אתה יכול למחוק אותם בקלות עם שילוב המקשים או הפקודה CTRL + A. Outlook גם נותן לך את האפשרות להציג ולשמור תצוגת משימה מסוימת.
עקוב אחר המשימות והדפס רשימת משימות
מעקב אחר כל המשימות הוא חיוני. מסיבה זו, הגיוני למיין את המשימות במתכנן המשימות בהתאם לכל העמודות הזמינות. לחלופין, יש לך אפשרות לארגן משימות באופן חופשי ולהציג סמלים מוגדרים בשורת המשימות. אפשרויות התצוגה הנרחבות באזור המשימות מבטיחות שתוכל להבחין בין משימות חשובות ופחות רלוונטיות במבט חטוף. אתה יכול לקבוע את סדר המשימות שלך על ידי מספורן ועמודה נפרדת למספרים. תוכל לעבד במקביל את המשימות המסוכמות שלך לרשימת משימות, להציג אותן, לפתוח אותן או להדפיס אותן יחד עם לוח השנה השבועי.
האצלת וסינון משימות - שימושי במיוחד בתחום המקצועי
אם אינך מטפל באופן אישי בכל משימה, תוכל לבקש אוטומטית דוחות מצב. מידע הסטטוס האוטומטי נותן לך סקירה כללית של רמת ההשלמה שבה המשימה נמצאת כרגע. אפשרות זו חשובה במיוחד בסביבה מקצועית כאשר מועברים משימות רלוונטיות. ניתן להעביר משימות שכבר הוקצו לעובד אחר בכל עת. בנוסף לדוחות מצב למשימות שהוקצבו, ל- Outlook יש פונקציית סינון מקצועית למשימות. אתה יכול להשתמש בזה כדי לסנן משימות על פי קריטריונים מוגדרים. בין היתר אפשר באופן ספציפי:
- הצג את כל המשימות שהוקצו לעובד ספציפי
- למי יש תאריך יעד ספציפי או
- בעל ערך מוגדר בנושא.
ניתן גם להמיר משימות לפגישה באמצעות גרירה ושחרור מבלי ליצור אותן שוב.
עֵצָה:
השתמש בתבניות ספציפיות של Outlook ליצירת פגישות או משימות מהירות שיש להן בעצם אותו מבנה. בדרך זו אתה חוסך הרבה זמן, מבטל פיטורים ומתכנן פגישות ומשימות ביעילות.
החל מאאוטלוק 2007, משימות שכבר הועברו לארכיון עדיין נראות אם הן סומנו להמשך. משתמשים שמנהלים הרבה משימות ב- Outlook מעריכים אפשרות זו. הוא בעל ערך עבור תזכורת למשימות, הודעות דואר אלקטרוני ופגישות המאוחסנות בתיקיית הארכיון.
למשתמשי Outlook 2003 יש אפשרות מיוחדת בכל הנוגע להצגת המשימות והפגישות. תוכל להציג את רשימת המטלות בלוח השנה. באופן זה תוכל לעקוב אחר הפגישות והמשימות שלך בו זמנית. משתמשים בגירסאות Outlook אחרות יכולים להשתמש בהגדרות התצוגה כדי לקבוע אילו אזורים של Outlook צריכים להיות מוצגים.
טיפ לתוכנה:
האם תרצה לראות את משימות Outlook, סדר היום והיומן שלך בשולחן העבודה מבלי לפתוח את Outlook? במקרה זה תוכל להשתמש בתוכנית DeskTask בחינם. DeskTask פועל תחת Windows 10 וניתן להשתמש בו עם כל גירסאות Outlook המוכרות.
מסקנה: ארגן פגישות ומשימות בצורה מושלמת ב- Outlook
עם Microsoft Outlook אתה מקבל יישום תוכנה מורכב ומחושב לארגון הפגישות והמשימות שלך בצורה מושלמת. Outlook מציע אפשרויות שונות ליישום פגישות, בקשות פגישות ופגישות חוזרות. בנוסף, ניתן להתאים אישית את תצוגות לוח השנה. ניתן לשתף פגישות או להמיר אותן למשימות בכמה לחיצות בלבד. תחום האחריות הוא בעל ערך במיוחד כאשר יש לנתב בצורה הגיונית פעילויות ודרישות שונות במגזר המקצועי או הפרטי. הודות למבנה ידידותי למשתמש שלה, Outlook תורם ללוח שנה מאורגן באופן מקצועי.
