AutoArchive - הגדרות סטנדרטיות לעומת הגדרות אישיות

ניתן להגדיר את הארכיון האוטומטי בנפרד. קודם כל, הגדר את ההגדרות הסטנדרטיות: באיזו תדירות הם נשמרים בארכיון, כמה "ישנים" חייבים להיות הנתונים כך שניתן יהיה לאחסן אותם, באיזה קובץ יש לאחסן את הנתונים

אתה מגדיר את ההגדרות הסטנדרטיות עבור פונקציית הארכיון כדלקמן:

1. ב- Outlook עד גירסה 2007 התקשרו לפקודה EXTRAS >> OPTIONS ופתחו את המרשם עוד. ב- Outlook 2010, התקשר לפקודה FILE >> OPTIONS ופתח את הכרטיסייה ADVANCED.
2. ב- Outlook עד 2007 לחץ על הלחצן AUTOARCHIVE, ב- Outlook 2010 על הגדרות AUTOARCHIVE. הגדרות הארכיון יעילות עבור כל מודולי Outlook - אלא אם תשנה אותן עבור מודולים או תיקיות בודדים.
   
3. הפעל את האפשרות AUTOARCHIVE EVERY X DAYS וציין את המרווח שבו יש לבצע את הארכיון.
4. אם אתה מוצא את זה מעצבן כדי לאשר דו -שיח עבור כל תהליך ארכיון, בטל את האפשרות התחל אוטומטית לאחר אישור.
5. אם אתה מסמן הודעות דואר אלקטרוני שכבר אינן צריכות להן כפג תוקפן ב- Outlook שלך ואינך מעוניין לשלוח אותן לארכיון, הפעל את האפשרות מחק פריטים שפג תוקפן (תיקיית דואר אלקטרוני בלבד).
6. בכל מקרה, הפעל את האפשרות ארכיון או מחק אלמנטים ישנים.
7. אם תפעיל את האפשרות הצג תיק ארכיון ברשימת תיקיות, Outlook יפתח אוטומטית את קובץ הארכיון לאחר הארכיון ויציג אותו ברשימת התיקיות. המשמעות היא שאתה יכול להמשיך לגשת לנתונים שהועברו לארכיון באופן מיידי, אך עליך לוותר על היתרון המהיר של מיקור חוץ.
8. בשדה DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, ציין בן כמה הנתונים צריכים להיות כך שיועברו לארכיון (או ימחקו לחלוטין).
9. אם יש להעביר את הנתונים לארכיון, הפעל את האפשרות MOVE OLD ELEMENTS TO ובחר את התיקיה הרצויה באמצעות SEARCH או הזן את שם קובץ הארכיון החדש ש- Outlook צריך ליצור בשדה שליד הכפתור.
10. אם ברצונך למחוק את הנתונים הישנים באופן בלתי הפיך, הפעל את האפשרות מחק סוף סוף רכיבים ישנים. כדי שכל האלמנטים הישנים יוסרו באופן מיידי, לחץ על החלת הגדרות לכל התיקיות - אך זכור כי לא ניתן לבטל זאת.
11. סגור את תיבות הדו -שיח.

הגדרות אישיות למודולים בודדים

בהנחה שציינת כהגדרה סטנדרטית כי יש להעביר את האלמנטים לארכיון לאחר שנה אחת, אך עדיין ברצונך לקבל את המינויים משנים קודמות בלוח השנה של הפגישות שלך. לאחר מכן התאם את ההגדרות ללוח השנה:

1. פתח את לוח השנה.
2. תחת היומן שלי, לחץ לחיצה ימנית על CALENDAR והפעל את הפקודה PROPERTIES. בדוגמה, לוח השנה אינו מאוחסן בארכיון.
   
3. פתח את הכרטיסייה AUTOARCHIVE.
4. אם אינך רוצה לאחסן את לוח השנה בארכיון, הפעל את האפשרות אל תעביר פריטים בתיק זה והמשך עם שלב 6. אם ברצונך להשתמש בהגדרות ברירת המחדל אחרות, הפעל את האפשרות השתמש בהגדרות הבאות עבור התיק הזה.
5. התאם את ההגדרות, למשל גיל הפריטים שיש לאחסן בארכיון, או ציין קובץ ארכיון אחר.
6. סגור את הדו -שיח.

הגדרות אישיות לתיקיות בודדות, ערכי פגישות או מיילים

Outlook נותן לך אפשרות לא לכלול פריטים אלה מהארכיון האוטומטי. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:

1. פתח את האלמנט הרצוי, למשל מייל חשוב או ערך פגישה.
2. בחלון הדואר, הפגישה או המשימה, פתח את הפקודה "קובץ, מאפיינים".
3. הפעל את האפשרות "אין ארכיון אוטומטי של רכיב זה" וסגור את תיבת הדו-שיח.