למה כדאי לשים לב בעת שימוש בפונקציה השלמה אוטומטית בגיליונות האלקטרוניים של Excel

השתמש בפונקציה השלמה אוטומטית כדי להבטיח שניתן להזין תוכן חוזר מהר יותר בטבלאות וברשימות Excel שלך

ל- Excel יש תכונה להשלמה אוטומטית (נקראת גם הזנה אוטומטית בגרסאות ישנות יותר של Excel). בעת הזנת טקסט, התוכנית בודקת אם הערך כבר נמצא בטבלה הנוכחית. אם כן, התוכנית מציעה כיצד ניתן להשלים את הערך לאחר האות הראשונה.

אם אתה רוצה לקבל הצעה זו, פשוט סיים את הקלט שלך עם מקש ENTER. אחרת, החלף את הטקסט המוצע בטקסט אחר.

במקרים מסוימים זה יכול לקרות שאקסל לא משלים אוטומטית ערך בתא תוך כדי הקלדה.

יכולות להיות לכך מספר סיבות. הפונקציה AutoEnter עשויה להיות מושבתת. הפונקציה חייבת להיות מופעלת כדי שאקסל תוכל להשלים ערכי תאים. לשם כך, התקשר לפקודה TOOLS - OPTIONS אם אתה משתמש ב- Excel עד וכולל Veriosn 2003. בתיבת הדו -שיח שמופיעה, הפעל את הכרטיסייה ערוך

בתיבת דו-שיח זו, הפעל את תיבת הסימון AUTO-COMPLETE FOR CELL VALUES

אשר את הבחירה הזו באמצעות הלחצן OK.

אפילו כשהתכונה 'השלמה אוטומטית' מופעלת, יש לזכור כמה טיפים בכדי לקבל תוצאות משביעות רצון. שימו לב לנקודות הבאות:

1. Excel משלים ערכים רק כאשר נקודת ההכנסה נמצאת בסוף התא הפעיל. הקפד לשים את הסימניה מאחורי האות האחרונה בתא הפעיל.
2. Excel מחפש רק ערכים אפשריים בעמודה המכילה את התא הפעיל. אם הערכים שלך חוזרים על עצמם בתוך שורה ולא בתוך עמודה, השלמה אוטומטית לא תוסיף לערכים.
3. ערך מסתיים רק כאשר ברור לאיזה ערך ברצונך להזין. ייתכן שהאותיות שהזנת אינן תואמות לאלה של ערך קיים, או שהן עשויות להיות זהות במספר ערכים. לדוגמה, אם תקליד "Mü" בעמודה שאינה מכילה ערכים המתחילים באותיות אלה, הערך לא יושלם. אם תזין את המחרוזת "Mü" בעמודה שבה ניתן לרשום את הערכים האפשריים "Müller" ו- "Müller-Lüdenscheid", Excel לא ישלים את הערך עד שתקבל אות ייחודית, במקרה זה מקף לאחר ה- "r "הוסיף. במקום להזין את האות הייחודית הבאה, באפשרותך לחלופין לבחור את הערך הרצוי מתוך רשימת הערכים שכבר הוזנו בעמודה. לשם כך, לחץ על צירוף המקשים ALT חץ למטה ובחר ערך מהרשימה המוצגת. לחלופין, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתא ובחר את הפונקציה 'רשימת בחירת נפילה' בתפריט ההקשר.
4. Excel משלים רק ערכים המכילים טקסט או שילוב של טקסט ומספרים. ערכים המורכבים ממספרים, תאריכים או זמנים וכן טפסים אינם מלאים.
5. בדוק את מיקום התא הפעיל: הוא חייב להיות בתוך אזור הנתונים. אזור הנתונים הוא אזור התא המכיל את כל הנתונים והוא מוגבל גם על ידי תאים ריקים או קצוות שולחן. Excel משלים ערכים בתוך אזור הנתונים ובשורה הריקה מתחת לאזור הנתונים. בהנחה שטווח הנתונים משתרע על פני טווח התאים A1: C20: לאחר מכן Excel משלים את כל הערכים המוזנים בתא בתוך A21 עד C21, גם אם התא שלמעלה ריק. ערכים שהוזנו בתאים A22 עד C22 לא יושלמו.
6. ככל שמספר הערכים האפשריים בעמודה גדול יותר, כך ייקח יותר זמן להשלים את הערך של Excel.